Afiliar Empleados a EPS: Servicio para Empresas

Todo lo que incluye la afiliación a EPS para tu empresa

La afiliación de empleados a EPS es una obligación legal del empleador desde el primer día. Implica registrar al empleado en el sistema de salud para que tenga cobertura médica y hospitalaria.

Documentos requeridos para afiliar a un empleado a EPS en Colombia

Para realizar la afiliación de un trabajador al Sistema General de Seguridad Social en Salud (EPS) en Colombia, el empleador debe recopilar y conservar los siguientes documentos, de conformidad con la normatividad laboral y de seguridad social vigente:

Documentos del empleado

• Copia legible de la cédula de ciudadanía o documento de identidad vigente.
• Contrato de trabajo debidamente firmado por ambas partes.
• Formulario de afiliación a la EPS diligenciado y firmado por el trabajador.
• Formato de elección o traslado de EPS firmado (cuando aplique).
• Certificación de salario o información del ingreso base de cotización.
• Datos de contacto del trabajador:
  • Dirección de residencia
  • Teléfono
  • Correo electrónico
• Certificación bancaria (opcional, según políticas internas de nómina).
• Copia del RUT (si aplica para trabajadores extranjeros o situaciones especiales).
• Permiso de trabajo o visa vigente para trabajadores extranjeros.
• Soporte de afiliación previa a EPS o historial de seguridad social (si existe).
• Formulario de novedades de ingreso firmado por el empleador.
• Autorización de tratamiento de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Examen médico ocupacional de ingreso (recomendado y exigido en procesos de SST).

Documentos de los beneficiarios (si aplica)

Cónyuge o compañero(a) permanente

• Copia de la cédula de ciudadanía.
• Registro civil de matrimonio o:
  • Declaración de unión marital de hecho, o
  • Documento que acredite convivencia permanente.
• Formulario de afiliación de beneficiarios.

Hijos menores de edad

• Registro civil de nacimiento.
• Tarjeta de identidad (si aplica por edad).
• Documento que acredite parentesco.

Hijos entre 18 y 25 años

Además de los anteriores:

• Certificado de estudio vigente expedido por institución reconocida.
• Declaración de dependencia económica (cuando sea requerida por la EPS).

Hijos con discapacidad

• Certificación médica o dictamen de pérdida de capacidad laboral emitido por entidad competente.
• Documentos de identidad correspondientes.

Padres del trabajador como beneficiarios

Cuando no existan cónyuge ni hijos afiliados:

• Copia de cédula de los padres.
• Declaración de dependencia económica.
• Documentos que acrediten parentesco.

Recomendaciones importantes

• Todos los documentos deben ser legibles y estar actualizados.
• La afiliación debe realizarse antes del inicio de labores o máximo el mismo día de ingreso del trabajador.
• El empleador debe conservar copia física o digital de los soportes de afiliación.
• La información reportada debe coincidir con la registrada en la PILA y demás sistemas de seguridad social.
• Algunas EPS pueden solicitar formatos adicionales o validaciones biométricas.

Las EPS más comunes para afiliación de empresas

• En Colombia existen varias EPS del régimen contributivo donde se afilian los empleados de manerra formal.
• Las más frecuentes en empresas son: Sura, Sanitas, Nueva EPS, Compensar, Salud Total, y Famisanar.

¿Qué pasa si cambias de EPS?

El empleado puede trasladarse de EPS cada doce meses. El trámite de traslado también lo gestionamos en ASE.

Procesos relacionados a la afiliación EPS

La afiliación a EPS es solo una parte del sistema de seguridad social. Para cumplir con la normativa colombiana, debes gestionar las cuatro entidades obligatorias:

¿Tu empresa aún no está registrada como empleador?

Si este es tu primer empleado o tu empresa no tiene código de empleador, primero debes completar el proceso de matrícula empresarial:

O consulta la guía completa: Cómo afiliar tu empresa paso a paso