Afiliación de Empleados
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Lista completa de documentos que el empleador necesita para afiliar un trabajador a EPS en Colombia. Requisitos de las principales EPS y cómo evitar devoluciones.
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Documentos para afiliar un empleado a EPS en Colombia
Para afiliar correctamente a un empleado a la EPS en Colombia, necesitas reunir documentos del empleado, del empleador y de los beneficiarios que se vayan a incluir.
Documentos del cotizante (empleado o independiente)
| Documento | Especificaciones |
|---|---|
| Documento de identidad | Copia legible de la cédula de ciudadanía (ambas caras). En caso de extranjeros: cédula de extranjería o PEP vigente. |
| Formulario de afiliación a EPS | Diligenciado completamente y firmado por el cotizante. |
| Formulario de movilidad o traslado de EPS | En caso de cambio de EPS, debidamente diligenciado. |
| Certificación laboral o contrato de trabajo | Para empleados dependientes. Debe incluir cargo, salario y fecha de inicio. |
| Declaración de ingresos | Para trabajadores independientes (puede ser declaración juramentada o soporte de ingresos). |
| Formulario de no múltiple afiliación | Declaración de que no está afiliado simultáneamente a otra EPS en el mismo régimen. |
Documentos de los beneficiarios (grupo familiar)
| Beneficiario | Documentos adicionales |
|---|---|
| Cónyuge o compañero/a permanente | Registro civil de matrimonio o declaración juramentada de unión marital de hecho + copia del documento de identidad. |
| Hijos menores de 18 años | Registro civil de nacimiento donde conste el parentesco + documento de identidad si lo tiene. |
| Hijos entre 18 y 25 años estudiantes | Registro civil de nacimiento + certificado de estudios vigente (institución reconocida). |
| Hijos con discapacidad sin límite de edad | Registro civil de nacimiento + certificación médica de discapacidad o dependencia. |
| Padres dependientes económicamente | Declaración juramentada de dependencia económica + copia de documento de identidad. |
Documentos del empleador (cuando aplica vínculo laboral)
| Documento | Especificaciones |
|---|---|
| Carta de vinculación laboral | Debe indicar cargo, salario, tipo de contrato y fecha de inicio. |
| Formulario de afiliación del empleador | Diligenciado en la EPS correspondiente. |
| Registro Único Tributario (RUT) | Copia actualizada de la empresa o empleador. |
| Cámara de Comercio | En caso de persona jurídica, con vigencia no mayor a 30 días. |
| Formulario de novedades laborales | Para reportar ingreso, retiro o cambios salariales del trabajador. |
Observaciones generales
- Todos los documentos deben estar legibles y actualizados.
- En caso de afiliación por primera vez, algunos formularios pueden variar según la EPS.
- La EPS puede solicitar documentación adicional según el caso particular.
- La afiliación solo es válida cuando es aceptada y registrada por la EPS.
Formularios según la EPS
Cada EPS tiene su propio formulario de afiliación. Los más usados en Colombia:
- Compensar: Formulario disponible en su página web. Afiliación vía Mi Compensar
- Sanitas: Formulario digital o en puntos de atención
- Nueva EPS: Proceso digital a través de su portal de empleadores
- Sura: Formulario de vinculación de beneficiarios y titular
- Famisanar: Formulario de afiliación para empleados dependientes
Errores frecuentes que generan devoluciones
- Formulario desactualizado: Cada EPS actualiza periódicamente sus formularios. Un formulario de hace 6 meses puede ser rechazado.
- Firma faltante del empleado: Debe firmar tanto el formulario como la elección de EPS.
- No adjuntar retiro de EPS anterior: Si el empleado tenía otra EPS, la nueva exige certificado de retiro o traslado.
- Documentos de beneficiarios incompletos: Es el error más común que retrasa la afiliación de la familia del empleado.
Cómo evitar devoluciones en la radicación EPS
La forma más segura de evitar devoluciones es verificar todos los documentos antes de presentarlos ante la entidad. En ASE revisamos cada documento antes de radicar para garantizar que el trámite quede aprobado desde el primer intento.
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