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Ver servicioCómo Reportar la Novedad de Retiro de un Empleado en Seguridad Social
Pasos para reportar el retiro de un empleado en EPS, ARL, Caja de Compensación y Fondo de Pensiones en Colombia. Plazos, formularios y consecuencias del incumplimiento.
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Novedad de retiro de empleado en seguridad social
Cuando un empleado termina su relación laboral, el empleador está obligado a reportar su retiro ante todas las entidades de seguridad social. Este proceso se llama “novedad de retiro” y tiene plazos estrictos que deben cumplirse.
¿Cuándo debe reportarse el retiro?
El retiro debe reportarse en la misma planilla PILA del mes en que termina el contrato, antes del vencimiento del plazo de pago del período.
Si el contrato termina el día 15 del mes, el retiro debe quedar reportado en la planilla de ese mismo mes, no del siguiente.
¿Cómo se reporta el retiro?
El retiro se gestiona principalmente a través de la planilla PILA marcando el tipo de novedad “Retiro” (código R) en la fila del empleado que se retira.
También puede hacerse directamente con cada entidad cuando hay particularidades:
- EPS: Reporte de novedad de retiro para que el empleado no tenga descuentos posteriores al período trabajado
- ARL: Comunicación de terminación de contrato
- Caja de Compensación: Novedad de retiro para suspender la cotización
- Fondo de Pensiones: El retiro en la planilla PILA es suficiente; el fondo actualiza automáticamente
Consecuencias de no reportar el retiro a tiempo
- Cobros posteriores: La entidad puede cobrar aportes del mes siguiente al retiro
- Problemas para el empleado: El empleado no puede afiliarse a otro empleador si la entidad no tiene el retiro registrado
- Multas: Reportar el retiro fuera de término genera recargos en la planilla PILA
¿Qué pasa si el empleado no devuelve documentos?
El empleador puede y debe reportar el retiro aun si el empleado no entrega carta de renuncia o no firma acuerdo de terminación. El vínculo laboral tiene fecha de terminación independientemente de los documentos posteriores.
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