Afiliar Empleados a Fondo de Pensiones: Servicio para Empresas

Pensiones en Colombia: Guía par el empleador.

El sistema pensional colombiano tiene dos regímenes: el Régimen de Prima Media (RPM) administrado por Colpensiones, y el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS) de los fondos privados, ambos operan bajo el marco de la Ley 100 de 1993 que define las reglas del Sistema General de Pensiones. Comprender estas diferencias es clave para que empleadores garanticen el cumplimiento normativo y trabajadores tomen decisiones informadas sobre su futuro.

Principales diferencias entre Colpensiones y fondos privados

💡 Para empleadores: La elección del régimen la hace el trabajador, pero ustedes deben verificar la afiliación activa y reportar novedades en la planilla PILA dentro de los plazos legales para evitar sanciones por mora en aportes.

Obligaciones del empleador: aportes, plazos y sanciones

Todo empleador en Colombia debe realizar aportes mensuales a seguridad social, calculados sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC) que no puede ser inferior al salario mínimo vigente. Los porcentajes obligatorios son:

Varía según nivel de riesgo asignado por la ARL.

• Plazo de pago: Los aportes deben liquidarse y pagarse en la planilla PILA antes del día 15 del mes siguiente al devengado.
• Sanciones por incumplimiento: El no reporte o pago oportuno genera intereses de mora, embargos de cuentas e incluso responsabilidad solidaria en caso de subcontratación.
• Verificación proactiva: Se recomienda que empleadores consulten periódicamente el estado de afiliación de sus trabajadores en los portales de Colpensiones o las AFP autorizadas por la Superintendencia Financiera para asegurar continuidad en los derechos del trabajador.

Derechos del trabajador dependiente: qué debe conocer y exigir

Los trabajadores afiliados al sistema pensional tienen derechos protegidos por ley que los empleadores deben respetar:

• Derecho a elegir régimen: Al iniciar una relación laboral, el trabajador puede seleccionar entre RPM o RAIS, y tiene derecho a trasladarse entre regímenes cada 5 años según su conveniencia.
• Protección del ahorro: En el RAIS, los recursos son propiedad del trabajador y se heredan; en el RPM, se garantiza una pensión vitalicia con reajustes anuales indexados al salario mínimo o IPC según el caso.
• Acceso a información clara: Los empleadores deben entregar desprendibles de pago detallados y facilitar el acceso a certificados de aportes, fundamentales para trámites como créditos de vivienda o subsidios familiares.
• Protección en transiciones laborales: Si el trabajador cambia de empleo o queda desempleado, sus semanas cotizadas se acumulan sin importar el régimen, garantizando continuidad en su proceso de pensionamiento.

⚠️ Atención empleadores: No descontar o no trasladar los aportes del trabajador constituye una falta grave que puede derivar en demandas laborales y sanciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Factores clave para asesorar a tus trabajadores en la elección de régimen

Ayudar a tus colaboradores a decidir entre Colpensiones y un fondo privado agrega valor a tu gestión de talento humano. Considera estos criterios orientadores:

• Perfil de ingresos: Trabajadores con salarios estables y trayectoria laboral continua suelen beneficiarse del RPM por su fórmula de cálculo basada en salario; quienes tienen ingresos variables o inicios tardíos de cotización pueden preferir la flexibilidad del RAIS.
• Expectativa de longevidad: El RPM ofrece renta vitalicia sin riesgo de agotamiento de fondos; el RAIS permite heredar saldos y programar retiros programados según esperanza de vida.
• Tolerancia al riesgo: El RAIS está sujeto a rendimientos del mercado; el RPM garantiza prestación definida por ley, sin exposición a volatilidad financiera.
• Planes de retiro anticipado: El RAIS permite pensionarse con capital acumulado suficiente antes de la edad legal, opción no disponible en el RPM salvo en casos de invalidez o vejez con semanas completas.

Checklist rápido para empleadores: cumplimiento pensional en 3 pasos

1. Verificar afiliación activa: Confirmar que cada trabajador tenga afiliación vigente a salud, pensión y ARL antes de iniciar labores.
2. Liquidar correctamente: Aplicar los porcentajes legales sobre el IBC real, sin subdeclarar salarios para reducir aportes (práctica sancionada).
3. Reportar y pagar a tiempo: Radicar la planilla PILA antes del día 15 y conservar soportes por 5 años, como exige la normativa de conservación documental laboral.

📌 Valor agregado para tu empresa: Implementar recordatorios automáticos de fechas límite y capacitar a tu equipo de nómina en actualizaciones normativas del sistema pensional reduce riesgos legales y fortalece la confianza de tus colaboradores.

Procesos relacionados a Fondos de Pensiones

El fondo de pensiones completa el sistema de seguridad social junto con:

• Afiliación a EPS
• Afiliación a ARL
• Novedades de afiliación y retiro

¿Tu empresa no está registrada como empleador en fondos de pensiones? Consulta el registro de empresa ante Fondos de Pensiones.