Si estás a punto de contratar a tu primer empleado y no sabes por dónde empezar con la seguridad social, esta guía es para ti.
Antes de poder afiliar a cualquier trabajador, tu empresa debe existir dentro del sistema de seguridad social como empleadora. Este proceso se llama matrícula empresarial o registro de empleador.
¿Qué es la matrícula empresarial en seguridad social?
Es el proceso mediante el cual una empresa (o persona natural con empleados) se registra ante las entidades del sistema de seguridad social: EPS, ARL, Caja de Compensación y Fondo de Pensiones.
Sin este registro previo, no puedes afiliar a ningún empleado.
¿Quién debe hacer este registro?
Cualquier empleador que vaya a tener trabajadores formales:
- Personas jurídicas: Sociedades (SAS, Ltda, SA), cooperativas, fundaciones con empleados
- Personas naturales: Comerciantes, profesionales independientes o cualquier persona natural que contrate empleados con contrato laboral
Si eres un profesional independiente (contador, abogado, médico) y contratas un asistente con contrato de trabajo, también debes registrarte como empleador.
¿Ante cuántas entidades debes registrarte?
Debes registrarte como empleador ante cuatro tipos de entidades:
- EPS: Para poder afiliar empleados a salud
- ARL: Para cubrirlos ante accidentes laborales
- Caja de Compensación: Para acceder a subsidios y beneficios
- Fondo de Pensiones: Para gestionar el ahorro pensional
Cada entidad tiene su propio formulario y proceso.
Documentos necesarios para registrar tu empresa
Si eres persona jurídica (empresa constituida):
- Cámara de Comercio actualizada (máximo 30 días)
- RUT de la empresa
- Cédula del representante legal
- Carta de autorización si hay apoderado
Si eres persona natural con empleados:
- Cédula de ciudadanía
- RUT personal
- Constancia de actividad económica (si aplica)
Paso 1: Registro ante EPS
El registro de empleador ante la EPS te permite afiliar a tus empleados al sistema de salud.
¿A cuál EPS registrarse? Puedes registrarte ante varias EPS simultáneamente o solo una. Tus empleados podrán afiliarse a la EPS que elijan, independientemente de con cuál estés registrado como empleador.
Tiempo aproximado: 24 a 48 horas hábiles con ASE.
Paso 2: Registro ante ARL
La clase de riesgo de tu empresa determina el porcentaje de aporte a la ARL. Antes de registrarte, debes saber cuál es tu código CIIU (actividad económica).
¿Cuál ARL elegir? Las más comunes en Colombia son La Equidad, Sura, Positiva y Bolívar. Te orientamos sobre cuál conviene más a tu tipo de empresa.
Tiempo aproximado: 24 horas hábiles con ASE.
Paso 3: Registro ante Caja de Compensación
Aquí debes elegir la caja según la ciudad donde opera tu empresa.
Las principales cajas por ciudad:
- Bogotá: Colsubsidio, Compensar
- Medellín / Antioquia: Comfama, Comfenalco
- Santander: Cajasan
- Otras ciudades: Confamiliar, Cajamag, Comfacor, según región
Tiempo aproximado: 2 a 5 días hábiles.
Paso 4: Registro ante Fondo de Pensiones
Como empleador, necesitas un código de empleador ante al menos un fondo de pensiones. Tus empleados podrán elegir el fondo de pensiones de su preferencia.
Tiempo aproximado: 24 a 48 horas hábiles.
¿En qué orden se hace el registro?
El orden recomendado es:
- ARL (primero, porque define la clase de riesgo)
- EPS (simultáneo con ARL)
- Caja de Compensación
- Fondo de Pensiones
Puedes gestionar todos al mismo tiempo si tienes la experiencia para hacerlo. Con ASE, lo gestionamos en paralelo para ahorrar tiempo.
¿Cuánto tiempo tarda el proceso completo?
- Por tu cuenta: Entre 5 y 15 días hábiles
- Con ASE: Entre 2 y 4 días hábiles
¿Necesitas registrar tu empresa en seguridad social?
Gestionamos el registro completo ante todas las entidades en menos de 4 días.
Checklist: ¿estás listo para contratar?
Antes de firmar el primer contrato de trabajo, verifica:
- Cámara de Comercio actualizada (si eres empresa)
- RUT actualizado con actividad económica correcta
- Empresa registrada ante EPS como empleador
- Empresa registrada ante ARL con clase de riesgo correcta
- Empresa afiliada a Caja de Compensación
- Empresa registrada ante al menos un Fondo de Pensiones
- Contrato de trabajo listo con todas las cláusulas obligatorias
Si todos los puntos están marcados, estás listo para afiliar a tu primer empleado.
Gestión profesional del registro empresarial
Si prefieres que alguien con experiencia gestione todo el proceso, en ASE lo hacemos por ti. Consulta el proceso completo de matrícula empresarial ante EPS, ARL, Caja y Pensiones.
Para ver el registro ante cada entidad en detalle:
- Registro de empresa ante EPS
- Registro de empresa ante ARL
- Registro ante Caja de Compensación
- Registro ante Fondo de Pensiones
- Pasos completos para afiliar tu empresa
Una vez registrada tu empresa, el siguiente paso es afiliar a tus empleados.