Si tienes a tu servicio una empleada doméstica y te pide una carta laboral, no se trata de un favor que le estás haciendo: es una obligación que la ley pone en tus manos como empleador de hogar. Sirve para que ella pueda tramitar un crédito, alquilar un apartamento, solicitar una visa o simplemente demostrar que tiene un trabajo estable. En esta guía te explicamos qué es, qué debe contener, cómo redactarla paso a paso y te dejamos un formato editable listo para descargar.
Qué es una carta laboral para una empleada doméstica
Una carta laboral es el documento mediante el cual el empleador de hogar certifica, por escrito, que una persona trabaja o trabajó bajo su dependencia. En Colombia esta obligación nace del Artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, que obliga al empleador a expedirla cada vez que el trabajador la solicite, ya sea durante el contrato o después de terminado. No importa si la relación terminó en buenos o malos términos: el derecho a recibir la carta sigue vigente.
Con la Ley 2466 de 2025 y la formalización plena del servicio doméstico bajo el Convenio 189 de la OIT, este documento ganó una importancia adicional. Ya no hablamos de “la señora que ayuda en la casa”: hablamos de una trabajadora con contrato escrito, seguridad social y derecho pleno a una certificación que respalde su experiencia real.
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Qué debe contener una carta laboral
Para que el documento tenga validez ante bancos, consulados o cualquier entidad que lo solicite, debe incluir información precisa y verificable. Estos son los campos mínimos que no pueden faltar:
- Nombre del empleador (jefe de hogar).
- Número de identificación del empleador (cédula de ciudadanía).
- Nombre completo del trabajador o trabajadora.
- Número de identificación del trabajador.
- Cargo desempeñado (por ejemplo, auxiliar de servicios domésticos).
- Fecha de inicio de la relación laboral.
- Fecha de terminación, si aplica, o mención expresa de que el contrato sigue vigente.
- Salario mensual devengado, en números y en letras.
- Funciones concretas que realiza (aseo, cocina, lavado, cuidado de personas, etc.).
- Información adicional: dirección de la vivienda, teléfono de contacto y ciudad de expedición.
La Corte Constitucional, en la Sentencia T-163 de 2002, dejó claro que no basta con nombrar el cargo. El documento debe detallar las funciones reales, porque eso es lo que permite acreditar la “capacidad laboral” de la trabajadora frente a un futuro empleador.
Un error frecuente es limitarse a escribir “trabajó como empleada doméstica” sin especificar nada más. Ese tipo de carta suele ser rechazada por bancos o consulados, precisamente porque no cumple el estándar mínimo que exige la jurisprudencia.
Cómo hacer una carta laboral para una empleada doméstica
Redactar la carta no requiere abogado ni trámite ante ninguna entidad. Sigue estos pasos y tendrás un documento válido en pocos minutos:
- Reúne los datos exactos. Verifica cédulas, fecha real de ingreso y el salario que realmente se ha venido pagando (debe coincidir con lo reportado en la PILA, si ya afiliaste a tu trabajadora).
- Usa la fórmula estándar. Escribe “CERTIFICA QUE” en mayúsculas, centrado, justo antes del cuerpo del documento.
- Detalla las funciones. No te quedes en el nombre del cargo; enumera de 3 a 5 tareas concretas que la trabajadora realiza en tu hogar.
- Evita cualquier juicio de valor. El Artículo 59 del CST prohíbe expresamente mencionar motivos de retiro o incluir comentarios negativos que puedan perjudicar a la trabajadora frente a futuros empleadores.
- Firma y fecha el documento. Usa una fecha de expedición reciente; la mayoría de bancos exige que no tenga más de 30 días.
- Guarda una copia. Conserva el archivo en tu propio registro por si necesitas expedir una nueva carta más adelante.
Si tu trabajadora labora bajo la modalidad “por días”, recuerda que a partir del hito de julio de 2026 la jornada máxima para trabajadoras externas quedó fijada en 42 horas semanales, según la Ley 2101 de 2021. Para calcular el valor de la hora ordinaria en estos casos, se utiliza el divisor de 210 horas mensuales, y ese valor debe reflejarse de forma coherente en la carta que emitas.
Formato de carta laboral para empleada doméstica
Hemos preparado un formato de carta laboral listo para utilizar. Solo debes reemplazar los datos correspondientes por la información del empleador y de la trabajadora.
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¿Quién más necesita orden con estos trámites?
Redactar una carta bien hecha es solo una pieza del rompecabezas. Detrás de cada trabajadora doméstica bien contratada hay un contrato escrito, cuatro afiliaciones a seguridad social (EPS, ARL, Caja de Compensación y Fondo de Pensiones) y una planilla PILA que debe pagarse mes a mes sin errores.
Si aún no tienes esto resuelto, en nuestra guía sobre seguridad social para trabajadores domésticos explicamos cómo elegir el tipo de cotizante correcto y liquidar la planilla PILA paso a paso, y puedes usar nuestra calculadora para empleada doméstica por días para saber el valor exacto.
Cuando el empleador, sea un hogar o una empresa que emplea personal de servicios generales, no tiene tiempo ni experiencia para coordinar todo esto, los errores se acumulan: fechas de ingreso que no coinciden, novedades que no se reportan, traslados de EPS no solicitados que terminan afectando al trabajador.
En ASE llevamos esa carga administrativa por ti. Validamos primero la situación real del trabajador ante las entidades, gestionamos la afiliación completa y liquidamos la PILA cada mes, todo por WhatsApp y con entrega de soportes al finalizar el proceso. No importa si necesitas formalizar a una sola persona en tu hogar o gestionar afiliaciones para varios empleados de tu empresa: el proceso es el mismo, y nosotros ya lo hemos resuelto cientos de veces.
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Certificado laboral para empleada doméstica
Es común confundir la “carta laboral” con el “certificado laboral”, y aunque en la práctica muchas entidades los usan como sinónimos, conviene entender la diferencia entre estos documentos y otros que suelen solicitarse en paralelo.
| Documento | Base legal | ¿Es obligatorio? | Para qué sirve |
|---|---|---|---|
| Carta / Certificado laboral | Art. 57, num. 7 del CST | Sí | Acreditar tiempo de servicio, cargo, funciones y salario de forma objetiva. |
| Carta de recomendación | Autonomía privada | No | Destacar cualidades personales y desempeño, de forma voluntaria. |
| Certificado de Ingresos (Formulario 220) | Art. 378 del Estatuto Tributario | Sí, para fines tributarios | Soporte anual de ingresos ante la DIAN. |
| Constancia de afiliación a seguridad social | Sistema General de Seguridad Social | Sí | Demostrar que la trabajadora está afiliada a EPS, ARL, pensión y caja de compensación. |
En la práctica, “carta laboral” y “certificado laboral” describen el mismo documento: la certificación que exige el Artículo 57 del CST. Lo que sí cambia según el contexto es el destinatario. Un banco pedirá énfasis en el salario y la vigencia del contrato; un consulado pondrá más atención en el tiempo de servicio y la estabilidad del vínculo; y un futuro empleador querrá ver, sobre todo, las funciones detalladas.
Por eso conviene tener siempre a mano una versión completa, como la que te dejamos en el formato descargable, que cubre los tres escenarios sin necesidad de redactar un documento distinto para cada uno.
Vale la pena recordar un punto que muchos empleadores pasan por alto: el portal oficial de la UGPP sobre aportes de empleados domésticos insiste en que el salario certificado debe coincidir exactamente con lo reportado en la PILA.
Si la carta dice un monto y la planilla registra otro, la discrepancia se convierte en una alerta directa de evasión parafiscal, y eso puede desencadenar una auditoría que ningún hogar quiere enfrentar.
Lo que vemos una y otra vez en la práctica
Al gestionar afiliaciones día a día, notamos un patrón: cerca de una de cada cinco solicitudes que recibimos trae algún error de información antes de radicarse ante las entidades. Casi siempre es lo mismo: una fecha de ingreso que no coincide, un salario certificado distinto al que realmente se paga, o la EPS “que decidió el empleador” sin saber que la trabajadora ya tenía una asignada. Ninguno de estos errores es intencional, pero todos generan el mismo problema: documentos que terminan rechazados justo cuando la trabajadora más los necesita.
Preguntas frecuentes
¿Puedo negarme a dar la carta laboral si la empleada renunció de mala manera?
No. La obligación de certificar es independiente de cómo terminó la relación laboral. El Artículo 57 del CST no condiciona la entrega a que el retiro haya sido amistoso, y negarte puede exponerte a un derecho de petición o incluso a una acción de tutela por vulneración del derecho al trabajo.
¿Qué pasa si no tengo contrato escrito con mi empleada?
La obligación de certificar persiste igual, aunque el contrato haya sido verbal. Eso sí: con la Ley 2466 de 2025 el contrato escrito ya es obligatorio para el servicio doméstico, así que si aún no lo tienes, este es el momento de formalizarlo antes de que se convierta en un riesgo mayor.
¿Cuánto tiempo tengo para entregar la carta laboral?
La ley no fija un plazo exacto, pero la práctica y varios pronunciamientos administrativos sugieren un máximo razonable de 5 días hábiles. Una demora injustificada superior a eso habilita a la trabajadora para acudir a la Inspección del Trabajo o presentar una tutela.
Formalizar a tu empleada doméstica no termina con una carta bien redactada. Contrato escrito, afiliación completa y una planilla PILA sin errores mes a mes son las tres piezas que realmente te protegen frente a una auditoría o una demanda. Si prefieres delegar esa gestión en lugar de aprenderte cada norma, escríbenos y lo resolvemos por ti.
