Un trabajador nuevo suele llegar con su EPS ya definida, y la empresa se queda con la duda de siempre: ¿hay que afiliarlo otra vez, escogerle entidad o solo avisar? Cuando el empleado ya tiene EPS, la empresa no hace una afiliación nueva. Reporta el inicio de la relación laboral (novedad de ingreso) ante la entidad en la que el trabajador ya figura y, con eso, empieza a cotizar como dependiente.
Puntos clave de esta guía:
- Se verifica primero la EPS real del trabajador en la base de datos oficial, no la que uno supone.
- La empresa reporta el ingreso en el portal Mi Seguridad Social con el rol de empleador.
- La fecha de inicio laboral es el dato que más devoluciones genera.
- Mientras la novedad no queda registrada, los costos de salud del trabajador recaen en el empleador.
¿Cómo se afilia a un empleado a la EPS en la que ya está afiliado?
Se confirma en qué EPS y régimen está el trabajador, se reúnen sus datos y la fecha exacta de inicio, y se reporta la novedad de ingreso en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), o en el portal de la EPS a la que el colaborador se encuntra inscrito, no sin antes haber realizado la correcta afiliacion de la empresa a dicha entidad para activar su habilitaciòn patronal, que funciona en el portal Mi Seguridad Social. La empresa no escoge la entidad de salud ni tramita un traslado inicial, debido a que el trabajador conserva de forma automática la EPS que ya tenía activa.
No obstante, si el empleado manifiesta formalmente su voluntad de cambiar de EPS, la empresa es la encargada de radicar, reportar y validar dicha solicitud ante las plataformas correspondientes para asegurar que los aportes de nómina lleguen al destino correcto.
La norma reparte las responsabilidades así: según el Decreto 780 de 2016 sobre reporte de novedades de trabajadores dependientes, el trabajador responde por afiliarse si aún no lo está y por registrar su ingreso como dependiente. La empresa, por su parte, reporta la vinculación y desvinculación laboral. En la práctica, la mayoría de las pymes asume el trámite completo porque es la que tiene el contrato y la fecha de ingreso en la mano.
¿Qué diferencia hay entre afiliar y reportar el ingreso laboral?
Afiliar es inscribir por primera vez a una persona en una EPS. Reportar el ingreso laboral es informar que una persona ya afiliada empezó a trabajar para una empresa y que, desde ese momento, cotiza como dependiente. Son trámites distintos, y confundirlos es la fuente de la mayoría de los reprocesos.
Un caso que vimos en ASE lo ilustra bien. Una empleadora pidió afiliar a su empleada doméstica y, al validar, resultó que la trabajadora ya estaba en Famisanar para salud y en Porvenir para pensión. Lo que parecía una afiliación completa se redujo a reportar el ingreso con esas entidades. Bastaba con preguntar y consultar antes de mover un solo papel.
¿Cómo saber a qué EPS pertenece el trabajador antes de reportarlo?
La forma más confiable es la consulta gratuita de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) en el portal de la ADRES. Con el tipo y número de documento, el sistema muestra la EPS, el régimen (contributivo o subsidiado) y el estado de la afiliación. Conviene hacerlo el mismo día en que se firma el contrato.
La ADRES tiene un servicio público llamado consulta de EPS en la BDUA que no requiere registro. Un detalle a tener presente: la BDUA refleja lo que reportan las EPS, de modo que si una entidad demoró un traslado o un retiro, la pantalla puede mostrar un dato viejo. Ante cualquier diferencia con lo que dice el trabajador, se contrasta con la EPS antes de radicar.
Entre el 15% y el 20% de las solicitudes que recibe ASE llegan con algún error (fechas de ingreso, EPS seleccionada o datos que no coinciden entre sistemas). Todos se corrigen antes de radicar, porque una novedad mal enviada cuesta más tiempo que una bien verificada.
¿Qué documentos necesita la empresa para reportar el ingreso?
Para reportar el ingreso de un trabajador dependiente, la empresa necesita el documento de identidad del trabajador, los datos del aportante y la fecha de inicio de la relación laboral. Los soportes de beneficiarios solo se piden si el trabajador quiere inscribirlos en el mismo trámite.
- Documento de identidad vigente del trabajador (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte, carné diplomático o permiso por protección temporal).
- Datos de la empresa: razón social, NIT o cédula del empleador persona natural, dirección, teléfono, municipio y correo.
- Fecha exacta de inicio del contrato, con día, mes y año.
- Si aplica: registro civil de matrimonio o soporte de unión marital para el cónyuge o compañero permanente, y registro civil de nacimiento para los hijos.
Cuando el trámite se hace por el portal transaccional, el sistema valida los datos del trabajador contra las bases de referencia y, si coinciden, no exige adjuntar copia del documento. El formulario físico queda para situaciones excepcionales en las que el portal no permite hacer el reporte.
¿Cuál es el paso a paso para reportar el ingreso en Mi Seguridad Social?
El reporte se hace en el Sistema de Afiliación Transaccional del Ministerio de Salud, ingresando con el rol de empleador (persona jurídica o persona natural). El proceso completo toma pocos minutos si los datos están listos.
- Verifique la EPS del trabajador en la BDUA y anote régimen y estado.
- Entre a Mi Seguridad Social con su usuario y seleccione el rol de empleador que corresponda.
- Busque la opción para reportar una relación laboral (inicio de relación laboral) y pulse el botón para comenzar.
- Digite el tipo y número de documento del trabajador y confirme sus nombres.
- Registre la fecha exacta de inicio y marque la casilla de confirmación.
- Acepte las declaraciones y autorizaciones que pide el sistema.
- Revise el resumen, confirme la transacción y descargue el soporte de registro.
Guarde ese soporte junto al contrato. Es la prueba de que el reporte se hizo y en qué fecha, y lo va a necesitar si alguna vez hay una discusión sobre cuándo empezó la cobertura.
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¿Qué hacer según la situación de afiliación del trabajador?
La acción de la empresa cambia según el punto de partida del trabajador. La siguiente tabla resume los cuatro escenarios más comunes y qué corresponde en cada uno.
| Situación en la BDUA | Qué significa | Acción de la empresa |
|---|---|---|
| Cotizante activo en el régimen contributivo | Ya tiene EPS por otro empleo o por cotización previa | Reportar el ingreso con esa misma EPS y confirmar que el empleador anterior reportó su retiro |
| Beneficiario de otra persona | Tiene EPS, pero como familiar de un cotizante | Reportar el ingreso para que pase a cotizar como dependiente |
| Régimen subsidiado | Tiene EPS por Sisbén, sin relación laboral | Reportar el ingreso y tramitar la movilidad al contributivo |
| No aparece en la BDUA | No tiene EPS registrada | El trabajador elige entidad; si no informa ninguna, la empresa selecciona una |
La regla de fondo es la misma en los cuatro casos: la empresa respeta la EPS que el trabajador ya tiene y solo decide por él cuando falta esa información.
¿Cuándo empieza la cobertura y quién responde mientras tanto?
La novedad surte efectos ante la EPS desde el día siguiente al inicio de la relación laboral, siempre que el reporte se entregue bien diligenciado. Entre el primer día de trabajo y el registro formal de la novedad, los servicios de salud y las prestaciones económicas del trabajador y su núcleo familiar quedan a cargo del empleador.
Eso convierte cualquier demora en un riesgo económico real. Una incapacidad o una atención de urgencias en esos días puede terminar pagándola la empresa de su bolsillo, y por eso conviene reportar el mismo día de la vinculación, no cuando llegue la primera planilla.
¿Qué errores hacen que el trámite se devuelva?
Los errores que más devoluciones generan son las inconsistencias de información entre el contrato, el documento del trabajador y lo que aparece en la BDUA. Casi siempre son pequeños, pero bloquean el reporte o generan diferencias que aparecen meses después en la PILA.
- Fecha de ingreso distinta en el contrato y en el reporte.
- Asumir que hay que afiliar a alguien que ya está afiliado, y disparar un traslado que el trabajador no pidió.
- Tomar la EPS de memoria, sin consultar la BDUA.
- Dar por resuelto el tema de salud y olvidar que ARL y caja de compensación se afilian por separado.
- Reportar tarde el ingreso y descubrirlo cuando ya hay una incapacidad.
Criterio del equipo de gestión de ASE: «La seguridad social debe tratarse como un proceso administrativo permanente, no como un trámite que se hace una sola vez cuando se contrata a alguien.»
¿Conviene delegar la radicación y el seguimiento?
Conviene cuando la empresa contrata con frecuencia, no tiene un área de talento humano o prefiere que el reporte quede verificado por alguien que lo hace todos los días. ASE gestiona el ciclo completo, desde la validación de la EPS hasta la entrega de soportes, para que tú te enfoques en tu negocio y nosotros nos encarguemos del papeleo.
Esto es lo que incluye nuestro servicio de radicación y gestión de trámites para empresas:
- Validación previa de la afiliación vigente del trabajador antes de reportar cualquier novedad.
- Reporte del ingreso y radicación de documentos ante EPS, ARL, caja de compensación y fondo de pensiones.
- Seguimiento hasta la confirmación final, con avisos por WhatsApp.
- Entrega de certificados y soportes por correo, sin filas ni desplazamientos.
Cotizanos según el caso, porque no es lo mismo reportar un ingreso que crear la empresa ante las entidades o llevar la planilla PILA cada mes. La primera conversación y el diagnóstico no tienen costo.
¿Qué preguntas hacen las empresas con más frecuencia?
¿Puede la empresa escoger la EPS del empleado?
No. La escogencia de EPS es libre y le corresponde al trabajador. La empresa solo selecciona una entidad cuando el trabajador no tiene EPS y tampoco informa cuál prefiere, según lo previsto en el Decreto 780 de 2016.
¿Se debe afiliar de nuevo a un trabajador que ya tiene EPS?
No. Un trabajador con EPS vigente no se afilia otra vez. La empresa reporta la novedad de ingreso a esa misma entidad. Afiliarlo de nuevo puede provocar un traslado no solicitado que le afecte la continuidad de su atención médica y la de sus beneficiarios.
¿Qué pasa si el trabajador no aparece en la BDUA?
Si el trabajador no aparece en la BDUA, primero se revisa que el tipo y número de documento estén bien escritos. Si el resultado persiste, se trata como una persona sin EPS: elige entidad, se registra su afiliación y luego se reporta el ingreso con la fecha de inicio real. Algunos regímenes especiales tampoco figuran en la consulta de la ADRES, así que conviene preguntarle al trabajador antes de asumir que no está asegurado.
Para ampliar el marco general de estos reportes, el ABECÉ de la afiliación en salud del Ministerio de Salud detalla qué novedades corresponden al empleador y cuáles al trabajador.
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