Afiliar a un empleado dependiente a ARL Positiva se hace en el Portal Transaccional de Positiva en Línea, con el perfil Empleador, desde el navegador Google Chrome y con los datos del trabajador completos antes de iniciar sesión. La afiliación debe quedar radicada al menos un día antes del primer día de labores, porque la cobertura arranca a las 00:00 horas del día calendario siguiente a la radicación.
Esta guía asume que su empresa ya está creada, habilitada y con credenciales activas en la plataforma. Si aún no completa ese registro corporativo, revise primero el proceso de afiliación y habilitación de la empresa ante ARL Positiva.
La ventana de anulación en línea es de 24 horas, la cobertura inicia a las 00:00 del día siguiente a la radicación y el empleador responde con su patrimonio si el trabajador sufre un accidente sin afiliación previa.
¿Qué datos y documentos necesita antes de afiliar a un trabajador en Positiva?
Antes de iniciar sesión, el área de Gestión Humana o de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) debe reunir siete datos del trabajador y de la empresa, porque el portal cierra la sesión por inactividad y un formulario interrumpido obliga a empezar de nuevo. La tabla resume qué pide el sistema y con qué soporte se respalda cada dato.
| Categoría | Dato exigido | Especificación y soporte |
|---|---|---|
| Identificación personal | Documento de identidad | Tipo y número: cédula de ciudadanía, cédula de extranjería o Permiso de Protección Temporal. |
| Salud | EPS activa | Certificado de afiliación activa en el régimen contributivo. |
| Pensión | AFP o Colpensiones | Certificado de afiliación activa a la administradora de pensiones. |
| Información contractual | Contrato de trabajo | Copia firmada con cargo, salario pactado e Ingreso Base de Cotización (IBC). |
| Fecha de inicio | Fecha de ingreso a laborar | Día exacto en que el trabajador empieza a prestar el servicio. |
| Ubicación operativa | Centro de trabajo | Sede física a la que quedará adscrito el trabajador. |
| Clase de riesgo | Nivel de riesgo (I a V) | Actividad económica y clase de riesgo asignadas al centro de trabajo según el Decreto 768 de 2022. |
La tabla confirma una regla práctica: si alguno de esos siete datos no coincide con los demás documentos, el trámite se devuelve o se radica con información errónea que después cuesta corregir.
¿Qué requisitos técnicos exige el portal de Positiva en Línea?
El portal de Positiva en Línea funciona correctamente solo con tres condiciones técnicas: navegador Google Chrome, sesión continua y credenciales del perfil Empleador. Con otros navegadores aparecen errores de visualización y fallas en la validación del formulario.
- Navegador: use únicamente Google Chrome durante todo el trámite.
- Continuidad: el sistema bloquea la sesión por inactividad, así que tenga los datos del trabajador a la mano.
- Credenciales: usuario (cédula del administrador) y clave corporativa asignada al perfil Empleador.
¿Cómo se afilia un empleado dependiente a ARL Positiva paso a paso?
El proceso tiene cuatro pasos: ingresar al portal transaccional, abrir el módulo de afiliaciones, diligenciar el formulario en cinco bloques y descargar el certificado. Completarlo con los datos listos toma poco tiempo, pero cada bloque exige exactitud.
Paso 1: ¿Cómo ingresar al portal transaccional de Positiva?
Se ingresa desde Chrome al sitio oficial de la aseguradora y se elige el Portal Transaccional dentro de Riesgos Laborales, con el perfil Empleador.
- Abra Google Chrome e ingrese a www.positiva.gov.co o directamente a www.positivaenlinea.gov.co.
- Seleccione Riesgos Laborales y haga clic en Portal Transaccional.
- Ingrese el usuario y la contraseña corporativa del perfil Empleador.
Paso 2: ¿Cómo llegar al módulo de afiliaciones?
Desde el panel de servicios para empleadores se abre la sección Afiliar Trabajadores y se inicia una Nueva Solicitud de afiliación individual para trabajadores dependientes.
Paso 3: ¿Cómo diligenciar el formulario digital de afiliación?
El formulario se completa en cinco bloques, y el portal carga automáticamente los nombres del trabajador desde las bases oficiales una vez valida el documento.
- Identificación del trabajador: tipo y número de documento.
- Información demográfica: fecha de nacimiento, sexo, dirección, municipio, teléfono y correo personal.
- Salud y pensión: EPS y AFP en las que el empleado cotiza activamente.
- Datos del contrato: fecha de ingreso o inicio de cobertura, cargo u ocupación e IBC pactado.
- Centro de trabajo y riesgo: sede donde prestará el servicio. El portal asocia la clase de riesgo (I a V) y el código de actividad económica configurados para esa sede bajo el Decreto 768 de 2022.
Paso 4: ¿Cómo radicar y descargar el certificado de afiliación?
Tras verificar que los datos coinciden exactamente con el contrato, se guarda el formulario, se obtiene el comprobante de radicación y se descarga el certificado en PDF desde la sección Carné / Certificados.
- Compare cada campo digitado con el contrato de trabajo.
- Haga clic en Siguiente o Guardar.
- Conserve el comprobante de radicación que emite la pantalla.
- Descargue el Certificado de Afiliación a la ARL y archívelo en la carpeta personal del trabajador.
Requieres afiliar empleados
Afiliamos tu empresa y empleados a seguridad Social. Te encargas de tu negocio. Nosotros de los trámites de seguridad social y liquidación de la planilla PILA mensual, para que cumplas legalmente
¿Cuándo empieza la cobertura de la ARL para un trabajador recién afiliado?
La cobertura del Sistema General de Riesgos Laborales empieza a las 00:00 horas del día calendario siguiente a la afiliación exitosa en el portal, según la Ley 1562 de 2012 en el Gestor Normativo de Función Pública y su reglamentación en el Decreto 1072 de 2015. Por eso la afiliación debe radicarse como mínimo un día antes de que el trabajador inicie labores.
Si un empleado sufre un accidente de trabajo en su primer día y la afiliación no se radicó el día anterior, la ARL no asume la cobertura. El empleador responde con su patrimonio por el 100% de las prestaciones asistenciales (atención médica, cirugías, medicamentos) y económicas (incapacidades, indemnizaciones o pensiones).
cuando una empresa llega con el ingreso ya consumado y la afiliación atrasada, lo correcto es priorizar la ARL antes que cualquier otro trámite. En la práctica, con la información completa y sin traslados de por medio, la afiliación a ARL se resuelve en un día hábil y el certificado se entrega el mismo día.
¿Cómo se anula una afiliación a ARL Positiva por error de digitación?
La anulación en línea solo se puede ejecutar dentro de las primeras 24 horas posteriores al registro. Sirve para corregir un error de digitación o cuando el candidato no llega a formalizar el contrato, y deja sin efecto el alta sin generar cobro de aportes.
- Ingrese a la plataforma corporativa.
- Siga la ruta Empleador, Novedades, Anulación.
- Seleccione al trabajador y confirme la anulación.
Superadas las 24 horas, el sistema deshabilita la anulación directa. En ese caso el empleador debe tramitar el retiro formal, marcando la novedad en la planilla PILA o mediante carta oficial, y asume el pago de la cotización por los días transcurridos.
¿Cómo se reporta la novedad de ingreso (ING) en la planilla PILA?
La novedad de ingreso (ING) se marca en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) del periodo en que el trabajador empieza a laborar, a través del operador de información de la empresa. Afiliar en Positiva y reportar en PILA son procesos distintos: se puede hacer bien el primero y fallar en el segundo.
- Sincronización: marque la novedad ING en el periodo de inicio de labores.
- Cálculo: se liquidan los días exactos entre el inicio de cobertura de la ARL y el último día de ese mes.
- Pago a mes vencido: las fechas límite dependen de los dos últimos dígitos del NIT de la empresa.
Un caso frecuente ilustra el riesgo. Una empresa contrató temporalmente a dos trabajadores para un proyecto puntual y nunca reportó su ingreso ni su retiro. Meses después, la ARL notificó un periodo en mora. Como el periodo ya había pasado, el operador no permitía generar una planilla normal, y hubo que crear una sucursal en el operador, gestionar retroactivamente el ingreso, registrar el retiro, liquidar solo los días trabajados y regularizar los periodos pendientes. Lo que parecía una deuda era un problema de novedades mal gestionadas.
¿Cuáles son los errores más frecuentes al afiliar empleados a una ARL?
Según la operación diaria de ASE, entre el 15% y el 20% de las solicitudes de afiliación llegan con algún error que hay que corregir antes de radicar, casi siempre por inconsistencias en documentos, fechas de ingreso o entidades seleccionadas. La tabla agrupa los errores más comunes y su efecto.
| Error frecuente | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Fecha de ingreso distinta a la del contrato | Devolución del trámite o cobertura mal fechada | Validar la fecha contra el contrato antes de digitar |
| Afiliar sin consultar la EPS y la AFP vigentes | Traslados no solicitados que afectan al trabajador y a sus beneficiarios | Verificar el estado actual del trabajador antes de procesar |
| Creer que la afiliación a salud cubre riesgos laborales | Trabajador sin cobertura ante un accidente de trabajo | Afiliar por separado a EPS y a ARL |
| No reportar la novedad de retiro en PILA | Aportes y periodos en mora | Revisar la planilla antes de pagarla |
| Cambio de salario sin ajustar el IBC | Liquidación sobre un valor desactualizado | Actualizar el IBC en el periodo del cambio |
El patrón es consistente: el error más costoso rara vez es pagar de más, sino dar por bueno un trámite solo porque la planilla fue generada y pagada.
¿Por qué tercerizar la afiliación a ARL y la radicación de trámites?
tercerizarla afiliación a ARL y la radicación ante EPS, Caja de Compensación y Fondo de Pensiones libera al equipo administrativo de un proceso repetitivo y de alto riesgo de error. ASE gestiona el ciclo completo: valida la empresa, revisa la situación actual de cada trabajador antes de afiliarlo y controla la planilla PILA de cada periodo.
- Velocidad: afiliaciones con seguimiento continuo para optimizar el avance de la entrega de certificados de afiliación.
- Validación preventiva: cada solicitud se revisa antes de radicar para evitar devoluciones y traslados no solicitados.
- Seguimiento: monitoreo de cada trámite hasta su confirmación final, con reportes por WhatsApp.
- Sin desplazamientos: todo el proceso ocurre de forma digital.
Usted contrata y se enfoca en su negocio. Nosotros tramitamos, revisamos y le entregamos los soportes.
Delegue la afiliación y el control de planilla PILA a ASE
Gestionamos ARL, EPS, Caja de Compensación y Pensiones en un solo trámite, con validación previa y seguimiento hasta la confirmación final.
Preguntas frecuentes sobre la afiliación a ARL Positiva
¿Con cuánta anticipación se debe afiliar a un trabajador a la ARL?
La afiliación debe quedar radicada como mínimo un día antes de que el trabajador inicie labores. La cobertura comienza a las 00:00 horas del día calendario siguiente a la radicación, y sin ella el empleador asume las prestaciones de un eventual accidente.
¿Se puede anular una afiliación a ARL Positiva después de 24 horas?
No por la vía directa del portal. Pasadas las 24 horas, el empleador debe tramitar el retiro mediante la novedad en la planilla PILA o una carta oficial, y paga la cotización de los días transcurridos.
¿Qué navegador se debe usar en Positiva en Línea?
Google Chrome. Otros navegadores generan errores de visualización y fallas en la validación del formulario de afiliación.
¿Qué diferencia hay entre afiliar y pagar la seguridad social de un trabajador?
Afiliar registra al trabajador ante la ARL y las demás entidades. Pagar corresponde a liquidar y pagar la planilla PILA cada periodo con las novedades correctas. Son procesos relacionados, pero un fallo en uno no se corrige con el otro.
