El contrato a término fijo en Colombia debe constar por escrito, no puede superar los cuatro años y exige un preaviso de 30 días calendario para no renovarse. Cada trabajador que firma uno debe quedar afiliado a ARL, EPS, fondo de pensiones y caja de compensación, y cada mes su situación debe reflejarse con exactitud en la planilla PILA. Quien controla esas tres piezas juntas evita sanciones. Quien las maneja por separado suele enterarse del error cuando ya cuesta dinero.
Puntos clave
- Forma y plazo: el contrato a término fijo exige forma escrita y dura máximo 4 años. Si falta el escrito, la ley lo trata como indefinido desde el primer día.
- Preaviso: se notifica por escrito con al menos 30 días calendario de antelación al vencimiento. Sin esa notificación, el contrato se renueva por un periodo igual al pactado.
- ARL primero: la afiliación a riesgos laborales se radica al menos un día antes de que el trabajador empiece a laborar.
- Planilla PILA mensual: el pago vence entre el día hábil 2 y el 16, según los dos últimos dígitos del NIT o de la cédula del empleador.
- Sanciones: la UGPP puede imponer sanciones del 5% al 10% mensual por omisión o mora y del 35% al 60% de la diferencia por inexactitud.
¿Qué exige la ley para firmar un contrato a término fijo?
La ley exige que el contrato a término fijo conste por escrito y que su duración no supere los cuatro años. Así lo establece el artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo, tal como quedó tras la reforma laboral. El texto oficial de la Ley 2466 de 2025 en el Gestor Normativo de Función Pública también fija que, si el contrato no cumple esas condiciones, se entiende celebrado a término indefinido desde el inicio de la relación laboral.
La consecuencia práctica es directa: un acuerdo verbal con fecha de terminación no sirve. El trabajador queda con contrato indefinido desde el primer día, y la empresa pierde la flexibilidad que buscaba. La ley tampoco fija una duración mínima, de modo que el contrato puede pactarse por semanas o por meses, siempre con el documento firmado.
El contrato a término fijo es una modalidad excepcional frente al contrato indefinido, que es la regla general. Conviene dejar por escrito el plazo exacto, las funciones y la fecha de terminación.
¿Cómo funcionan las prórrogas y el límite de cuatro años?
Un contrato a término fijo no puede renovarse indefinidamente: la suma del plazo inicial y de todas sus prórrogas no puede superar cuatro años. Para los contratos que ya estaban vigentes cuando entró en vigencia la reforma, el 25 de junio de 2025, ese tope se cuenta desde esa fecha. Superado el límite, el vínculo se convierte en contrato a término indefinido.
La regla cambia según la duración inicial del contrato:
- Contrato de un año o más: se renueva por periodos iguales al pactado, sin pasar del tope de cuatro años.
- Contrato inferior a un año: admite prórrogas pactadas por escrito. Después de la cuarta prórroga, la renovación no puede ser inferior a un año.
- Prórroga automática: opera cuando ninguna parte avisa su intención de terminar con 30 días de antelación, y se renueva por un término igual al pactado.
| Situación del contrato | Regla aplicable | Qué debe controlar la empresa |
|---|---|---|
| Duración inicial de un año o más | Prórrogas por periodo igual al inicial | Fecha de vencimiento y tope acumulado de 4 años |
| Duración inicial inferior a un año | Prórrogas escritas; desde la cuarta, mínimo un año | Número de prórrogas ejecutadas |
| Contrato que supera los 4 años | Se convierte en indefinido | Otrosí o terminación por vencimiento antes del límite |
| Contrato sin documento firmado | Se entiende indefinido desde el inicio | Contrato escrito antes del primer día de trabajo |
La tabla resume el control mínimo que necesita cualquier empresa con personal a término fijo: el número de prórrogas, la fecha de vencimiento y la antigüedad acumulada de cada trabajador.
¿Cómo se entrega bien el preaviso de no renovación?
El preaviso se entrega por escrito con al menos 30 días calendario de antelación a la fecha de vencimiento del contrato o de su prórroga. La cuenta se hace hacia atrás desde el último día del plazo, en días calendario, y el día de la entrega no se cuenta. Un preaviso entregado con 29 días llega tarde y el contrato se renueva.
La entrega debe poder probarse. Sirven la copia firmada de recibido por el trabajador, el correo certificado o una notificación electrónica verificable. Un mensaje de WhatsApp sin constancia de lectura deja a la empresa sin pruebas el día que alguien las pida.
A tener en cuenta para el empleador:
- Ubica en el contrato la fecha exacta de vencimiento del periodo vigente.
- Cuenta 30 días calendario hacia atrás y marca esa fecha como límite de entrega.
- Programa una alerta interna con 45 días de anticipación para decidir con calma.
- Redacta la comunicación, entrégala y conserva la constancia en la carpeta del trabajador.
Pagar una suma de dinero no reemplaza el preaviso. Si la empresa deja de recibir al trabajador al vencer un contrato ya prorrogado por falta de aviso, la terminación se trata como despido sin justa causa.
¿Cuánto cuesta terminar un contrato a término fijo antes de tiempo?
Terminar un contrato a término fijo sin justa causa antes de su vencimiento obliga a pagar los salarios del tiempo que falte para completar el plazo, según el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo. La fórmula es simple: salario mensual multiplicado por los días faltantes y dividido entre 30. Si el contrato terminaba en 60 días y el salario es de $2.400.000, la indemnización asciende a $4.800.000.
Esa indemnización se suma a la liquidación definitiva, que se paga siempre, incluso en contratos de pocos días. Esa liquidación incluye:
- Cesantías: un mes de salario por año de servicio, o su proporción.
- Intereses a las cesantías: 12% anual sobre el saldo.
- Prima de servicios: un mes de salario por año, pagadero en junio y diciembre.
- Vacaciones: 15 días hábiles por año de servicio, o su proporción.
¿En qué orden se afilia a un trabajador nuevo?
El orden correcto empieza por la empresa y termina en el trabajador. Primero se registra al empleador como aportante ante pensión, salud, ARL y caja de compensación. Después se firma el contrato, se afilia al trabajador a la ARL antes de que empiece a laborar y, en su primer día, se completan EPS, fondo de pensiones y caja de compensación.
En ASE llamamos a esta secuencia el Ciclo Integral de Seguridad Social: empresa, empleado y planilla PILA. Si la primera etapa queda mal configurada, el error contamina las otras dos. Por eso el orden importa más que la velocidad.
¿Cuándo debe radicarse la afiliación a la ARL?
La afiliación a la ARL debe radicarse al menos un día antes de que el trabajador inicie labores. El artículo 2.2.4.2.1.3 del Decreto 1072 de 2015, explicado por Función Pública, establece que la afiliación se entiende efectuada el día siguiente a aquel en que la administradora recibe el formulario. Si el trabajador sufre un accidente antes de ese momento, la responsabilidad recae sobre el empleador.
La empresa también debe declarar su clase de riesgo, que determina la tarifa de cotización. Esa tarifa corre por cuenta del empleador en su totalidad.
| Clase de riesgo | Tarifa | Actividades típicas |
|---|---|---|
| Clase I (mínimo) | 0,522% | Oficinas administrativas, sector financiero, centros educativos |
| Clase II (bajo) | 1,044% | Comercio al por menor, manufactura liviana |
| Clase III (medio) | 2,436% | Procesos industriales, textiles, alimentos |
| Clase IV (alto) | 4,350% | Transporte de carga, vigilancia privada, manufactura pesada |
| Clase V (máximo) | 6,960% | Construcción, minería, manejo de explosivos |
¿Qué documentos conforman el expediente del trabajador?
El expediente del trabajador reúne el contrato firmado, la copia de la cédula, los certificados de afiliación a EPS y fondo de pensiones, la constancia de la ARL con su clase de riesgo y los registros civiles de los beneficiarios que se reportan a la caja de compensación. Un expediente completo permite responder una auditoría en minutos y no en semanas.
¿Cuánto se aporta a seguridad social por cada trabajador?
Por cada trabajador dependiente, los aportes combinados a salud y pensión suman 28,5% del ingreso base de cotización (IBC), repartidos entre empleador y empleado. A eso se añaden la ARL, que paga solo el empleador, y la caja de compensación, que equivale al 4% de la nómina. SENA e ICBF suman otro 5% cuando la empresa no tiene derecho a la exoneración.
| Concepto | Tarifa total | Empleador | Empleado | Exoneración |
|---|---|---|---|---|
| Salud | 12,5% | 8,5% | 4% | El 8,5% patronal se exonera para trabajadores con IBC inferior a 10 SMMLV, si la empresa cumple el artículo 114-1 del Estatuto Tributario |
| Pensión | 16% | 12% | 4% | No se exonera. Con IBC desde 4 SMMLV, el trabajador aporta entre 1% y 2% adicional al Fondo de Solidaridad Pensional |
| ARL | 0,522% a 6,960% | 100% | 0% | No se exonera |
| Caja de compensación | 4% | 4% | 0% | No se exonera |
| SENA | 2% | 2% | 0% | Se exonera con IBC inferior a 10 SMMLV |
| ICBF | 3% | 3% | 0% | Se exonera con IBC inferior a 10 SMMLV |
Un ejemplo ilustrativo aclara las cifras. Con un IBC de $2.000.000 y una empresa con derecho a la exoneración, el trabajador aporta $80.000 a salud y $80.000 a pensión. El empleador paga $240.000 a pensión, $80.000 a la caja de compensación y $10.440 a la ARL si la actividad es de riesgo clase I.
Si quieres obtener un cálculo rápido y práctico, utiliza nuestra calculadora de costos laborales.
Quiero usar la calculadora¿Cómo se reportan las novedades en la PILA?
Las novedades se reportan marcando en la planilla cada hecho que altera la situación del trabajador durante el periodo: ingreso, retiro, cambio de salario, incapacidad, licencia o vacaciones. Los trabajadores dependientes se liquidan en la Planilla E, y las correcciones de periodos anteriores se hacen con la Planilla N a través de un operador autorizado.
| Novedad | Qué significa | Efecto en la liquidación |
|---|---|---|
| ING (ingreso) | El trabajador empieza a laborar en el mes | Aportes proporcionales a los días trabajados |
| RET (retiro) | Termina el vínculo laboral | Cotización hasta el día del retiro. Si no se reporta, la planilla sigue generando cobros |
| VSP (variación permanente de salario) | Aumento de salario que se mantiene | Cambia la base de cotización de ese mes en adelante |
| VST (variación transitoria de salario) | Horas extras, comisiones o recargos de un periodo | Se suma al IBC del mes correspondiente |
| IGE (incapacidad por enfermedad general) | Incapacidad de origen común | Salud y pensión se mantienen; la ARL se cotiza a 0 días |
| LMA (licencia de maternidad o paternidad) | Licencia pagada por la EPS | Salud y pensión sobre el valor pagado; la ARL se cotiza a 0 días |
La regla del 40% merece atención aparte. Según la Ley 1393 de 2010, los pagos no salariales (auxilios, bonificaciones) que superen el 40% de la remuneración total del trabajador deben sumarse al IBC. Omitir ese ajuste es una de las formas más frecuentes de inexactitud.
En las planillas que revisamos antes de pagar, aproximadamente 1 de cada 10 trae una novedad que el empresario no había detectado. En clientes nuevos, cerca del 20% de las novedades de los primeros meses requiere revisión adicional.
¿Cuándo vence el pago de la planilla PILA y qué pasa si se paga tarde?
La seguridad social se paga mes vencido y el plazo depende de los dos últimos dígitos del NIT o del documento del empleador, contados en días hábiles. La tabla de plazos del Decreto 1990 de 2016 es la base, y el Decreto 923 de 2017 la modificó para pagadores de pensiones. Un NIT terminado en 34 paga el sexto día hábil.
| Últimos 2 dígitos | Día hábil límite | Últimos 2 dígitos | Día hábil límite |
|---|---|---|---|
| 00 al 07 | 2 | 50 al 56 | 9 |
| 08 al 14 | 3 | 57 al 63 | 10 |
| 15 al 21 | 4 | 64 al 69 | 11 |
| 22 al 28 | 5 | 70 al 75 | 12 |
| 29 al 35 | 6 | 76 al 81 | 13 |
| 36 al 42 | 7 | 82 al 87 | 14 |
| 43 al 49 | 8 | 88 al 93 | 15 |
| Sin rango adicional | No aplica | 94 al 99 | 16 |
El pago posterior a la fecha límite genera intereses moratorios diarios, liquidados conforme al artículo 635 del Estatuto Tributario. Además, las administradoras pueden suspender la cobertura de afiliados cuando la mora se prolonga, y un trabajador sin cobertura vigente afecta el pago de incapacidades y licencias.
¿Qué sanciona la UGPP?
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) sanciona la omisión, la mora, la inexactitud y el no suministro de información. El artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, modificado por la Ley 1819 de 2016, fija el régimen. La inexactitud se configura cuando se declara y paga un valor menor al que correspondía, según la definición del Decreto 3033 de 2013.
| Conducta | Etapa | Sanción |
|---|---|---|
| Omisión o mora | Requerimiento para declarar | 5% del valor omitido por cada mes o fracción, hasta 100% |
| Omisión o mora | Liquidación oficial | 10% por cada mes o fracción, hasta 200% |
| Inexactitud | Se corrige al responder el requerimiento | 35% de la diferencia |
| Inexactitud | No se corrige y llega la liquidación oficial | 60% de la diferencia |
La ley deja una ventana a favor del aportante: quien corrige sus autoliquidaciones antes de recibir el requerimiento de la UGPP evita las sanciones por omisión e inexactitud y paga solo los aportes con sus intereses. Revisar la planilla antes de pagarla cuesta menos que defenderla después.
¿Tu planilla PILA está libre de errores antes de pagarla?
Revisamos novedades, valores y fechas antes del pago para que la UGPP no te encuentre inexactitudes. El primer diagnóstico no tiene costo.
¿Qué errores cometen las empresas que gestionan solas?
Los errores más repetidos en empresas que gestionan solas su seguridad social son de información, no de intención. Según el registro de ASE, entre el 15% y el 20% de las solicitudes de afiliación llega con algún error que se detecta y corrige antes de radicar: fechas de ingreso que no coinciden con el contrato, administradoras mal seleccionadas o documentos que no son consistentes entre sí.
Errores comunes detectados:
- Afiliar al empleado antes de configurar bien la empresa: genera reprocesos y retrasa todo el trámite.
- No verificar la afiliación vigente del trabajador: puede provocar traslados no solicitados que afectan al empleado y a sus beneficiarios.
- Confundir afiliar con pagar: se puede afiliar bien y fallar en la liquidación, o pagar una planilla sobre información mal gestionada.
- Reportar tarde las novedades: retiros, licencias e incapacidades que no llegan a la PILA en el periodo correcto.
- Dejar la PILA para el último día: sin margen para corregir antes del vencimiento.
- Suponer que la salud cubre los riesgos laborales: EPS y ARL son coberturas distintas con afiliaciones independientes.
“El error más costoso no siempre es pagar de más; muchas veces es creer que todo quedó bien simplemente porque la planilla fue generada y pagada.”
¿Cómo se organiza el control de contratos y planillas?
El control se organiza con una lista fija de verificaciones que se ejecuta con cada ingreso y se repite cada mes. La lista reduce el trabajo de memoria, que es donde se pierden los plazos. Esta versión aplica a cualquier empresa con contratos a término fijo.
| Paso | Control | Base normativa |
|---|---|---|
| 1 | Firmar el contrato por escrito, con plazo exacto de máximo 4 años | Artículo 46 del CST, Ley 2466 de 2025 |
| 2 | Radicar la afiliación a la ARL al menos un día antes del ingreso | Decreto 1072 de 2015 |
| 3 | Reportar el ingreso a la EPS elegida libremente por el trabajador | Decreto 780 de 2016 |
| 4 | Afiliar al fondo de pensiones, en Colpensiones o en el régimen privado | Ley 100 de 1993 |
| 5 | Afiliar a la caja de compensación con los documentos de los beneficiarios | Ley 21 de 1982 |
| 6 | Programar alertas de preaviso a los 45 y 35 días antes del vencimiento | Artículo 46 del CST |
| 7 | Validar la exoneración patronal para trabajadores con IBC inferior a 10 SMMLV | Artículo 114-1 del Estatuto Tributario |
Cuatro hábitos mensuales completan el control:
- Llevar una matriz de antigüedad: cuando un trabajador acumula 45 meses continuos, la empresa decide si lo pasa a indefinido o termina el contrato por vencimiento.
- Auditar los pagos no salariales frente a la regla del 40% antes de liquidar.
- Marcar correctamente incapacidades, licencias y vacaciones, cada una con su novedad.
- Revisar la planilla antes de pagarla y guardar el soporte de cada afiliación y novedad.
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ASE ofrece servicios profesionales de outsourcing de trámites de seguridad social que gestiona, en nombre del empleador, la matrícula empresarial, las afiliaciones de los trabajadores, las novedades y la liquidación de la PILA. Tú contratas, nosotros tramitamos. El equipo suma más de 200 procesos gestionados y combina experiencia directa dentro de una EPS con práctica contable y administrativa.
El servicio cubre el ciclo completo, de modo que un error inicial no contamine las etapas siguientes:
- Empresa: validamos que esté correctamente creada y habilitada ante las entidades antes de avanzar.
- Empleado: aplicamos validaciones preventivas para evitar traslados no solicitados y gestionamos ARL, EPS, pensión y caja según la situación de cada trabajador.
- Planilla PILA: revisamos novedades, valores y fechas antes del pago, y podemos dejar la planilla configurada para que se replique cada mes.
Los tiempos son medibles. La afiliación a la ARL se gestiona en 1 día hábil cuando la información está completa y no hay traslados, con certificado el mismo día. El resto de las afiliaciones se completa sobre la marcha, con seguimiento continuo para optimizar los tiempos de respuesta y entrega de certificados por correo electrónico, sin filas ni desplazamientos, y el primer diagnóstico no tiene costo.
Para las empresas que prefieren sacar esta carga de su operación, el servicio recurrente de liquidación de planillas de aportes PILA funciona como un departamento externo: tú te enfocas en tu negocio y nosotros nos encargamos de administrar las afiliaciones a seguridad social de la empresa, los empleados y la liquidación de planillas PILA.
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Preguntas frecuentes sobre contratos y planillas PILA
¿Cuánto dura como máximo un contrato a término fijo en Colombia?
Un contrato a término fijo dura como máximo cuatro años, contando el periodo inicial y todas sus prórrogas. El contrato debe constar por escrito. Al superar ese límite, el vínculo se convierte en contrato a término indefinido, por lo que la empresa debe decidir antes si lo formaliza con un otrosí o lo termina por vencimiento.
¿Qué pasa si no aviso la no renovación con 30 días de antelación?
Si ninguna parte manifiesta su intención de terminar con 30 días de antelación al vencimiento, el contrato se renueva por un periodo igual al inicialmente pactado, sin superar los cuatro años. El empleador no puede reemplazar el preaviso con dinero. Impedir el ingreso del trabajador a un contrato ya prorrogado equivale a un despido sin justa causa.
¿Qué planilla PILA se usa para trabajadores dependientes?
Los empleadores liquidan a sus trabajadores dependientes con la Planilla E, a través de un operador de información autorizado. Las correcciones de periodos ya presentados se hacen con la Planilla N. Cada mes, la planilla debe reflejar ingresos, retiros, variaciones de salario, incapacidades y licencias del periodo correspondiente.
¿Cuándo empieza la cobertura de la ARL después de afiliar a un trabajador?
La afiliación a la ARL se entiende efectuada al día siguiente de aquel en que la administradora recibe el formulario, y la cobertura inicia a las 00:00 horas de ese día. Por eso la radicación debe hacerse al menos un día antes del primer día de trabajo. Sin cobertura, el empleador responde por cualquier accidente laboral.
Si ya contrataste y tu trabajador empezó a laborar sin afiliación, la prioridad es la ARL. Gestionamos ese trámite primero y avanzamos en paralelo con EPS y caja de compensación, sin esperar a que todo esté resuelto para empezar.
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