¿Cuándo se debe pagar la seguridad social en Colombia?: Guía práctica

El pago de la seguridad social en Colombia se debe hacer según un día hábil fijo del mes, entre el 2 y el 16, que depende únicamente de los dos últimos dígitos del NIT o la cédula del aportante (sin contar el dígito de verificación). Así lo estableció el Decreto 1990 de 2016, y aplica igual para empresas y para trabajadores independientes.

Si aún no tiene claro qué son los aportes a salud y pensión, o las tarifas vigentes de cada subsistema, revise primero nuestra guía completa de aportes a la seguridad social.

Detrás de esa regla hay una capa de detalles que suele costarle dinero a quien no la conoce: cómo se cuenta el dígito correcto, qué pasa con el cierre de planilla, cómo liquidan los independientes que trabajan por días y qué intereses aplica la UGPP cuando el pago llega tarde. Vamos por partes.

Tabla de vencimientos PILA según los últimos dígitos

Esta es la tabla oficial vigente. Tome los dos últimos números de su NIT o documento ignore el dígito que va después del guion, ese es solo de verificación y ubíquelos en la columna izquierda.

Un matiz que casi nadie menciona: esta tabla fija días hábiles, no fechas del calendario. “Día hábil 6” no significa el 6 de cada mes; significa el sexto día laborable, contando desde el primero. En un mes con un festivo entre semana, ese día hábil 6 puede caer perfectamente el 9 o el 10 del calendario. Conviene revisar el calendario del operador de PILA cada mes, no memorizar una fecha fija.

Calcule su fecha límite exacta

Si prefiere no hacer la cuenta manualmente cada mes, ingrese su NIT o cédula en nuestra herramienta y obtenga de inmediato el día hábil de vencimiento correspondiente.

Y hay algo más de fondo que el Decreto 1990 de 2016 no toca directamente: desde el Decreto 1273 de 2018 la seguridad social en Colombia se paga siempre por mes vencido. Es decir, lo que su empresa liquida en un mes corresponde a la nómina del mes anterior, no del mes en curso. Ese detalle explica por qué, si contrata a alguien el primer día del mes, todavía tiene margen hasta el vencimiento del mes siguiente para radicar su primera planilla sin caer en mora.

¿Qué es el cierre de planilla y cuándo ocurre?

El cierre de planilla es el momento en que el operador de PILA consolida la información del periodo, genera el PIN o el botón de pago PSE y deja los datos inalterables para efectos de auditoría. A partir de ahí, cualquier corrección ya no se hace sobre esa misma planilla: se hace mediante una planilla Tipo N.

Aquí está el punto que más dolores de cabeza genera en la práctica: el cierre no es solo un trámite administrativo, es la última oportunidad real para que una novedad de retiro quede bien registrada. Si un trabajador terminó su vínculo y la casilla RET no se marca antes del cierre, el sistema asume que la relación laboral sigue activa. Eso dispara una deuda presunta que crece con intereses cada mes, hasta que alguien se da cuenta y corrige.

• Hora límite crítica: las planillas con novedad de retiro deben quedar pagadas antes de las 4:00 p.m. del último día hábil del mes.
• Consecuencia de no reportar el retiro: presunción de continuidad del servicio ante EPS, ARL y fondo de pensiones.
• Corrección posterior: exige planilla Tipo N y, en muchos casos, reconstruir el ciclo completo del trabajador para regularizar los periodos pendientes.

¿Qué significan los dígitos para el pago de seguridad social?

Los “dígitos” son, simplemente, los dos últimos números del documento de identificación del aportante: NIT para empresas, cédula para independientes. El sistema colombiano usó ese número no el nombre, no el sector, no el tamaño de la empresa para repartir el volumen de pagos a lo largo del mes y evitar que todo el país intente pagar el mismo día.

El error más común, con diferencia, es incluir el dígito de verificación del NIT en el cálculo. Ese número va después del guion y no cuenta para nada en esta tabla. Confundirlo desplaza la fecha límite real y genera mora sin que la empresa se haya dado cuenta de que pagó “a tiempo” según un dígito equivocado.

¿Cómo pagan seguridad social los trabajadores independientes?

Para un independiente, la pregunta de cuándo pagar tiene la misma respuesta que para una empresa el calendario por dígitos aplica igual, pero la de cuánto pagar cambia según el tipo de contrato. El Ingreso Base de Cotización (IBC) se calcula distinto para un contratista de prestación de servicios que para un independiente por cuenta propia, y confundir los dos esquemas es uno de los errores de interpretación más costosos que puede cometer un aportante.

Cómo pagar pensión como independiente

El artículo 89 de la Ley 2277 de 2022 fijó la regla general: el IBC mínimo es el 40% del ingreso, sin poder bajar de 1 SMMLV ni superar 25 SMMLV. Pero el cálculo de ese 40% no es idéntico para todos los independientes.

Independiente por cuenta propia (Cotizante 03) y contratos distintos a prestación de servicios

Este grupo sí puede descontar costos antes de aplicar el 40%. Desde la entrada en vigencia del Decreto 0379 de 2026, el cálculo es:

1. Ingreso Neto = Ingreso Bruto Mensual − Costos (reales, soportados en factura conforme al artículo 107 del Estatuto Tributario, o presuntos según la tabla de la UGPP por código CIIU, Resolución 532 de 2024).
2. IBC = Ingreso Neto × 40%.
3. El resultado nunca puede quedar por debajo de 1 SMMLV.

Contratista con contrato de prestación de servicios personales (Cotizante 59)

Este grupo no está cubierto por el Decreto 0379 de 2026 ni puede deducir ningún costo. Su IBC sigue siendo, sin excepción, el 40% del valor bruto mensualizado del contrato, según el artículo 89 de la Ley 2277 de 2022.

Atención: el beneficio de descontar costos reales o presuntos aplica únicamente al independiente por cuenta propia y a quien celebra contratos distintos a la prestación de servicios personales (suministro, obra, con insumos). Si su vínculo es un contrato de prestación de servicios, no puede aplicar esta deducción bajo ningún argumento; hacerlo genera una inexactitud reportable ante la UGPP.

Con contratos de prestación de servicios superiores a un mes, además, la empresa contratante no el contratista es quien debe retener y pagar el aporte directamente en la planilla PILA,según la Reforma Pensional (Ley 2381 de 2024). Es un cambio operativo que muchas empresas colombianas todavía no han terminado de asimilar del todo.

¿Cómo liquidar la seguridad social por días?

Si el independiente trabaja por días o su ingreso mensual queda por debajo de un salario mínimo, la Resolución 2064 de 2025 del Ministerio de Salud y Protección Social que desarrolla la Ley 2466 de 2025 habilitó la cotización proporcional dentro de la planilla PILA. Esta tabla resume las fracciones aplicables:

Hay una excepción que se pasa por alto con frecuencia, El aporte a riesgos laborales nunca se prorratea. Se paga siempre sobre el 100% del SMMLV y sobre 30 días, así el trabajador solo haya laborado uno. Es la manera en que el sistema garantiza cobertura completa ante un accidente, sin importar cuántos días efectivos trabajó esa persona en el mes.

Si prefiere obtener el valor exacto en pesos sin hacer estas fracciones a mano, use nuestra calculadora de aportes y liquidador de seguridad social, que ya trae cargado el SMMLV vigente y las tarifas de ARL por clase de riesgo.

Cotizante 76: ¿Cómo cotiza el independiente de tiempo parcial?

Dentro de la planilla PILA existe un tipo de cotizante específico para el independiente de tiempo parcial. El Cotizante 76 o “Trabajador de tiempo parcial independiente”. Antes de su creación, este perfil compartía tipo de cotizante con el dependiente de tiempo parcial (Cotizante 51), lo que obligaba a los independientes a quedar mezclados con reglas de caja de compensación pensadas para dependientes, cuando para ellos ese aporte es voluntario, no obligatorio.

El Cotizante 76 aplica a quien trabaja por días o por periodos inferiores a un mes y cuyo ingreso mensual total no alcanza un salario mínimo.

Para las empresas que contratan servicios ocasionales o por días, la implicación práctica es concreta, reportar a un contratista bajo el tipo de cotizante equivocado 51 en vez de 76, o viceversa no es un matiz técnico sin consecuencias, es un error de clasificación que los operadores de PILA están en capacidad de detectar.

Parafiscales para independientes: ¿Cuándo aplican?

Los independientes están exentos de SENA e ICBF, esos aportes son responsabilidad exclusiva de los empleadores con trabajadores vinculados por contrato laboral. Lo único parafiscal que le queda disponible a un independiente es la afiliación voluntaria a caja de compensación, bajo dos tarifas:

• 0.6% del IBC: acceso a recreación, deporte y capacitación.
• 2.0% del IBC: además de lo anterior, habilita la postulación a subsidio de vivienda (excluye siempre la cuota monetaria mensual por hijos, que solo aplica a dependientes).

¿Qué pasa si pagas después de la fecha límite?

Pagar tarde activa dos consecuencias que se acumulan por separado:

• Los intereses de mora, que se liquidan diariamente.
• El riesgo de entrar en el radar de fiscalización de la UGPP.

Según la escala vigente del artículo 179 de la Ley 1607 de 2012, la sanción por omisión llega hasta el 5% por cada mes o fracción de mes de retraso, con un tope del 100% del valor dejado de pagar. Si la UGPP ya notificó un requerimiento y el aportante sigue sin pagar, esa sanción se duplica.

Existe una salida crítica para las empresas o independientes que enfrentan un proceso de fiscalización por malas afiliaciones o pagos erróneos: el régimen procedimental de la UGPP contempla que, si el aportante acepta los hechos propuestos durante la etapa de ‘Requerimiento para Declarar o Corregir’ y subsana el pago de los aportes adeudados a través de la Planilla PILA, puede reducir de forma legal y drástica el valor final de la sanción antes de que la entidad emita una Liquidación Oficial.

Lo que hemos visto en la práctica

En la gestión diaria de afiliaciones y planillas para empresas colombianas hemos identificado que entre el 15% y el 20% de las solicitudes de afiliación llegan con algún error de información fechas de ingreso que no coinciden, EPS mal seleccionada, datos que no cruzan entre sistemas que si no se corrige antes de radicar termina generando devoluciones y, en el peor de los casos, mora. Revisar la planilla antes de pagarla, no después, es la diferencia entre un trámite tranquilo y una llamada incómoda de la UGPP meses después.

Delegue la gestión de su seguridad social empresarial

Conocer el calendario y la fórmula del IBC es el primer paso, pero administrar esto mes a mes para una nómina que crece, con novedades de ingreso y retiro, con contratistas bajo distintos tipos de cotizante, con fechas que cambian según festivos es un trabajo operativo continuo que casi ninguna PYME colombiana tiene tiempo de sostener con la precisión que exige la UGPP.

En ASE gestionamos la afiliación, la radicación de documentos y la liquidación mensual de la planilla PILA para empresas en Colombia, revisando cada planilla antes de pagarla para detectar justo esos errores de información que terminan en sanción. Afiliamos a sus empleados con seguimiento continuo para agilizar los procesos y entregamos los certificados de soporte de ARL en el menor tiempo posible, todo por WhatsApp, sin que su equipo tenga que aprender a manejar un operador de PILA.

Si ya tiene un requerimiento de la UGPP o sospecha que alguna afiliación quedó mal reportada, entrar a tiempo es mejor: los plazos para acogerse a la reducción de sanciones no esperan.

En resumen

El calendario por dígitos define cuándo paga cada aportante, pero cumplir de verdad exige revisar tres cosas cada mes: el día hábil correcto según su NIT, el IBC bien calculado según el tipo de contrato si es independiente, y las novedades de retiro reportadas antes del cierre. Un solo error en cualquiera de esos tres puntos puede convertirse en una deuda que crece sola durante meses.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se calcula la fecha de vencimiento de la planilla PILA?

Se toman los dos últimos dígitos del NIT o cédula del aportante, sin el dígito de verificación, y se ubican en la tabla del Decreto 1990 de 2016, que asigna un día hábil entre el 2 y el 16 de cada mes. Calcule su fecha exacta aquí →

¿Qué pasa si la fecha límite cae en fin de semana o festivo?

El plazo se traslada automáticamente al primer día hábil siguiente; no genera mora por ese corrimiento.

¿La PILA se paga por el mes en curso o por el mes anterior?

Siempre por mes vencido: lo que se liquida y paga en un mes corresponde a los ingresos o la nómina del mes inmediatamente anterior, según el Decreto 1273 de 2018.

¿Qué es el cierre de planilla y cuándo ocurre?

Es el momento en que el operador consolida la información del periodo y genera el PIN o el pago PSE de forma inalterable; ocurre justo antes del vencimiento y es también el límite para que las novedades de retiro queden bien registradas.

¿Cómo paga seguridad social un independiente que trabaja por días?

Usa el Cotizante 76, cotizando a pensión de forma proporcional a los días trabajados, mientras que el aporte a ARL siempre se paga completo sobre 30 días.

¿Cuándo debe pagar parafiscales un independiente?

Solo si decide afiliarse voluntariamente a una caja de compensación, bajo la tarifa del 0.6% o del 2.0% sobre su IBC; está exento de SENA e ICBF.

¿Qué pasa si pago la seguridad social después de la fecha límite?

Se generan intereses de mora diarios y, si la UGPP detecta la inconsistencia, sanciones que van del 5% mensual hasta el 60% del valor no aportado en casos de omisión.

¿Qué es el Cotizante 76 y a quién aplica?

Es el tipo de cotizante que identifica en la PILA a los trabajadores independientes de tiempo parcial con ingresos mensuales inferiores a un salario mínimo.