Glosario de Seguridad Social y Nómina en Colombia

Este glosario define 53 términos de seguridad social, parafiscales, nómina y contratación laboral en Colombia, con el significado que tienen dentro del sistema y con la guía donde cada uno se explica a fondo.

Está pensado para quien afilia empleados, paga la planilla PILA o revisa una liquidación y se topa con siglas que nadie explica: IBC, UGPP, FOSFEC, Cotizante 76. Cada definición se entiende sola, sin necesidad de leer las anteriores, y enlaza con los términos que la rodean.

¿Qué encontrarás en este glosario?

El glosario reúne 53 términos organizados en 9 categorías, ordenadas desde los conceptos base del sistema hasta los documentos que acreditan una relación laboral. La tabla resume qué aclara cada una y permite saltar directo a la que necesitas.

Las nueve categorías suman 53 definiciones, y cada una incluye enlaces a los términos relacionados y a la guía completa del sitio donde el tema se desarrolla.

¿Qué entidad administra cada parte de la seguridad social en Colombia?

Cuatro tipos de entidad reparten la protección del trabajador en Colombia: la EPS administra la salud, la AFP la pensión, la ARL los riesgos laborales y la Caja de Compensación el subsidio familiar y los servicios sociales. La tabla compara qué gestiona cada una y con qué recursos se financia.

El Sistema de Seguridad Social Integral une a las cuatro con un mismo punto de partida: el Ingreso Base de Cotización de cada trabajador, que la planilla PILA recoge en una sola planilla mensual.

Conceptos básicos de la seguridad social en Colombia

Los 14 términos de esta categoría describen las entidades, los regímenes y las bases de cálculo sobre los que se apoya todo el sistema: quién asegura, quién cotiza y sobre qué valor.

El IBC es la base de casi todo. Salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales se calculan aplicando porcentajes sobre ese único valor, con un piso de un salario mínimo y topes máximos fijados por la ley.

Sistema de Seguridad Social Integral

El Sistema de Seguridad Social Integral es el conjunto armónico de entidades, normas y procedimientos que Colombia instauró para dar cobertura pública descentralizada frente a las contingencias que afectan la salud, la vejez, la invalidez, la muerte y los riesgos ocupacionales.

Lo componen los subsistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Laborales, complementados por el sistema de subsidio familiar y los servicios sociales de las Cajas de Compensación.

Términos relacionados: EPS (Entidad Promotora de Salud), AFP / Fondo de Pensiones, ARL (Administradora de Riesgos Laborales), Caja de Compensación Familiar, PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).

EPS (Entidad Promotora de Salud)

La EPS (Entidad Promotora de Salud) es la organización pública o privada autorizada en Colombia para afiliar a cotizantes y beneficiarios, administrar el riesgo financiero en salud y garantizar la prestación del Plan de Beneficios en Salud (PBS).

Actúa como aseguradora dentro del sistema, tanto en el régimen contributivo como en el subsidiado. Articula la red de atención y gestiona el reconocimiento de licencias e incapacidades médicas.

Términos relacionados: Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado, Movilidad vs. Traslado (EPS), Núcleo Familiar (EPS), Aportes a Salud y Pensión.

AFP / Fondo de Pensiones

Una AFP o Fondo de Pensiones es la entidad administradora de fondos de pensiones que recauda, gestiona e invierte en Colombia las cotizaciones destinadas a cubrir las contingencias pensionales. Puede ser privada, en el Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS), o pública, como Colpensiones en el Régimen de Prima Media.

Administra las cuentas de ahorro o los tiempos cotizados para otorgar las pensiones de vejez, invalidez y sobrevivientes, o las devoluciones de saldos que correspondan.

Términos relacionados: Aportes a Salud y Pensión, Certificación Documental (Colpensiones), Sistema de Seguridad Social Integral, Tarifas de Salud y Pensión.

ARL (Administradora de Riesgos Laborales)

La ARL (Administradora de Riesgos Laborales) es la entidad pública o privada que administra en Colombia la prevención, la atención y la cobertura de los riesgos ocupacionales, es decir, los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales, tanto de trabajadores dependientes como independientes.

Su tarea es proteger la salud y la integridad física de los afiliados en el entorno de trabajo mediante prestaciones asistenciales y económicas. Se financia con un aporte mensual proporcional a la clase de riesgo de la actividad que realiza cada afiliado.

Términos relacionados: Clases de Riesgo ARL (I a V), Cobertura ARL (Prestaciones Asistenciales y Económicas), Sistema de Seguridad Social Integral, IBC (Ingreso Base de Cotización), ARL a Cargo del Contratante.

Caja de Compensación Familiar

La Caja de Compensación Familiar es una entidad privada sin ánimo de lucro que administra en Colombia los recursos del recaudo parafiscal empresarial para entregar beneficios de protección social a los trabajadores y a sus familias.

Redistribuye ese aporte en subsidio familiar, recreación, educación, crédito social y vivienda. También administra el Fondo de Protección al Cesante (FOSFEC), que atenúa los efectos del desempleo en la población trabajadora.

Términos relacionados: Recaudo Parafiscal, Categorías de Afiliación a Caja (A/B/C/D), Cuota Monetaria, FOVIS (Fondo de Vivienda de Interés Social), FOSFEC (Fondo de Protección al Cesante).

Régimen Contributivo

El Régimen Contributivo es la modalidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud que vincula a las personas con capacidad de pago: trabajadores dependientes con contrato laboral, servidores públicos, pensionados e independientes con ingresos iguales o superiores a la base mínima legal.

Funciona con una cotización previa y obligatoria a una Entidad Promotora de Salud (EPS). A cambio, el afiliado accede al Plan de Beneficios en Salud (PBS) y a prestaciones económicas.

Términos relacionados: EPS (Entidad Promotora de Salud), Régimen Subsidiado, Movilidad vs. Traslado (EPS), Núcleo Familiar (EPS), Aportes a Salud y Pensión.

Régimen Subsidiado

El Régimen Subsidiado es el esquema del Sistema General de Seguridad Social en Salud que se financia con recursos del Estado y aportes de solidaridad, y que busca garantizar atención sanitaria a la población vulnerable o sin capacidad de pago.

Da acceso a servicios de salud, a través de entidades promotoras de salud subsidiadas, a personas clasificadas en niveles de vulnerabilidad (como el SISBÉN). El aseguramiento continúa aunque no se hagan cotizaciones contributivas.

Términos relacionados: Régimen Contributivo, EPS (Entidad Promotora de Salud), Movilidad vs. Traslado (EPS), Cotizante 76, Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025).

Movilidad vs. Traslado (EPS)

Movilidad y Traslado son las dos figuras reglamentarias del sistema de salud colombiano que regulan un cambio en el aseguramiento: de estado en el primer caso, de entidad en el segundo.

La movilidad permite al afiliado pasar entre el Régimen Subsidiado y el Contributivo (o al revés) dentro de la misma EPS cuando cambia su capacidad económica, sin perder continuidad. El traslado es la facultad del usuario de cambiarse a otra EPS una vez cumplido el período mínimo de permanencia.

Términos relacionados: EPS (Entidad Promotora de Salud), Régimen Contributivo, Régimen Subsidiado, Núcleo Familiar (EPS).

Núcleo Familiar (EPS)

El Núcleo Familiar (EPS) es el grupo de beneficiarios que ampara la cotización del trabajador o cotizante principal en el Régimen Contributivo de Salud en Colombia.

Lo integran el cónyuge o compañero permanente, los hijos menores o con incapacidad permanente y los dependientes económicos que autoriza la ley. Acceden al Plan de Beneficios en Salud (PBS) en la misma EPS sin pagar cotización adicional.

Términos relacionados: EPS (Entidad Promotora de Salud), Régimen Contributivo, Movilidad vs. Traslado (EPS), Aportes a Salud y Pensión.

IBC (Ingreso Base de Cotización)

El IBC (Ingreso Base de Cotización) es el monto económico sobre el cual se calculan los porcentajes legales de aportes a salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales en Colombia.

En un trabajador dependiente corresponde a la parte de la remuneración que sirve de referencia: salario, comisiones, horas extras y recargos. En un independiente, al ingreso mensualizado. En ambos casos rigen límites mínimos legales y topes máximos que fija la normativa del sistema de seguridad social.

Términos relacionados: SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente), IBC del Trabajador Independiente, Aportes a Salud y Pensión, Salario Integral, Regla del Excedente del 40 % (Ley 1393).

SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente)

El SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente) es la unidad de referencia retributiva e impositiva que el Gobierno Nacional fija periódicamente en Colombia y que equivale a la contraprestación económica mínima obligatoria de un trabajador por una jornada ordinaria de labor.

En seguridad social funciona como piso del Ingreso Base de Cotización (IBC): marca la cuantía mínima sobre la cual cualquier persona cotiza a salud, pensión y riesgos laborales. Las únicas excepciones son las cotizaciones proporcionales por días que la ley regula.

Términos relacionados: IBC (Ingreso Base de Cotización), Salario Integral, Cotización por Días Trabajados, Cotizante 76, Prestaciones Sociales.

Salario Integral

El Salario Integral es una modalidad de remuneración pactada en Colombia para cargos de alta calificación o dirección, en la que una suma fija mensual compensa el salario ordinario y absorbe por adelantado las prestaciones sociales, los recargos y los subsidios. Solo las vacaciones quedan por fuera.

Para que el pacto sea válido, el monto debe igualar o superar el umbral legal expresado en salarios mínimos, que suma el factor salarial y el prestacional. En el Sistema de Seguridad Social Integral, además, permite autoliquidar los aportes sobre una base reducida del total percibido.

Términos relacionados: SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente), IBC (Ingreso Base de Cotización), Prestaciones Sociales, Aportes a Salud y Pensión.

Aportes a Salud y Pensión

Los Aportes a Salud y Pensión son las contribuciones obligatorias que financian el Sistema General de Seguridad Social en Salud y el Sistema General de Pensiones en Colombia.

Garantizan la cobertura médica contributiva y la acumulación de capital o semanas de cotización para protegerse frente a la vejez, la invalidez y la muerte. En un trabajador dependiente, empleador y empleado comparten la cotización. El independiente asume el aporte completo sobre su IBC.

Términos relacionados: Tarifas de Salud y Pensión, IBC (Ingreso Base de Cotización), EPS (Entidad Promotora de Salud), AFP / Fondo de Pensiones, PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).

Tarifas de Salud y Pensión

Las Tarifas de Salud y Pensión son los porcentajes que fija la ley colombiana y que se aplican sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC) para obtener el valor exacto de las cotizaciones mensuales al Sistema de Seguridad Social Integral.

Cada porcentaje representa la parte destinada a la Entidad Promotora de Salud (EPS) o a la Administradora de Fondos de Pensiones (AFP o Colpensiones). La ley regula cómo se reparte entre empleador y trabajador según el tipo de vínculo, o cómo lo asume el independiente según su capacidad contributiva.

Términos relacionados: Aportes a Salud y Pensión, IBC (Ingreso Base de Cotización), EPS (Entidad Promotora de Salud), AFP / Fondo de Pensiones.

Fiscalización y multas

Los 4 términos de esta categoría explican quién vigila los aportes, qué consecuencias trae una afiliación mal gestionada y cómo se reconstruye la historia laboral ante Colpensiones.

UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales)

La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) es una entidad pública del orden nacional, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con facultades de inspección, vigilancia y fiscalización sobre los aportantes del Sistema de la Protección Social.

Verifica que las autoliquidaciones de aportes a seguridad social y parafiscales se hagan a tiempo y de forma correcta. Combate la omisión, la inexactitud y la mora cruzando información tributaria, e impone sanciones administrativas y cobros coactivos.

Términos relacionados: Sanciones ARL/UGPP, Riesgos Legales por Afiliación Mal Gestionada, Presunción de Costos, PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), Regla del Excedente del 40 % (Ley 1393).

Riesgos Legales por Afiliación Mal Gestionada

Los Riesgos Legales por Afiliación Mal Gestionada son las contingencias jurídicas, laborales y económicas que enfrenta una empresa o contratante en Colombia cuando clasifica mal u omite el registro de sus trabajadores o contratistas en el Sistema General de Seguridad Social.

Incluyen perder la cobertura en riesgos laborales, con lo cual la responsabilidad patrimonial del siniestro recae directamente en el empleador. También abarcan reclamos judiciales de indemnizaciones, requerimientos por evasión de los entes de control y sobrecostos por reajustes retroactivos.

Términos relacionados: Sanciones ARL/UGPP, UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), Afiliación Individual del Trabajador, Cotizante 76, Clases de Riesgo ARL (I a V).

Sanciones ARL/UGPP

Las Sanciones ARL/UGPP son las medidas económicas y administrativas que aplican las autoridades de control laboral y la UGPP en Colombia cuando alguien incumple las obligaciones del Sistema de Seguridad Social Integral.

Comprenden intereses moratorios liquidados a diario a la tasa de usura y multas porcentuales por omisión o inexactitud en el Ingreso Base de Cotización (IBC). Incluyen además las sanciones del Ministerio del Trabajo por no afiliar, no reportar accidentes o desatender las normas de prevención ocupacional.

Términos relacionados: UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), Riesgos Legales por Afiliación Mal Gestionada, ARL (Administradora de Riesgos Laborales), PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).

Certificación Documental (Colpensiones)

La Certificación Documental (Colpensiones) es el procedimiento administrativo de convalidación y reconstrucción de la historia laboral que se adelanta en Colombia ante la Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones).

Valida y corrige los tiempos cotizados o prestados en entidades públicas y privadas mediante soportes probatorios formales. Con ello asegura que el cómputo de semanas sea exacto para el reconocimiento de prestaciones pensionales.

Términos relacionados: AFP / Fondo de Pensiones, Sistema de Seguridad Social Integral, Aportes a Salud y Pensión, Carta Laboral.

Operatividad de la planilla PILA y de las afiliaciones

Los 9 términos de esta categoría cubren el recorrido mensual del empleador: registrar la empresa, afiliar al trabajador, liquidar la planilla, pagarla a tiempo y reportar cada novedad.

Dato clave: Cerrar la planilla congela el período. Cualquier ajuste posterior se hace con una planilla especial de corrección, sujeta a las mismas validaciones del sistema.

PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes)

La PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) es la ventanilla única electrónica y plataforma transaccional reglamentada en Colombia para que empleadores e independientes autoliquiden y paguen en un solo trámite sus contribuciones al Sistema de Seguridad Social Integral (salud, pensión y ARL) y a las entidades parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de Compensación).

Opera bajo la supervisión del Ministerio de Salud, con mallas de validación técnica que ejecutan entidades informáticas autorizadas.

Términos relacionados: Operador PILA, Cierre de Planilla, Vencimientos PILA por NIT, Novedad de Retiro, Aportes a Salud y Pensión.

Operador PILA

El Operador PILA es la entidad tecnológica especializada y autorizada en Colombia que provee la plataforma en línea donde los aportantes procesan la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

Aplica la malla informática que valida documentos, Ingresos Base de Cotización, tarifas y novedades, y dispersa de forma automatizada los recursos hacia las administradoras de la seguridad social y las entidades parafiscales.

Términos relacionados: PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), Cierre de Planilla, Vencimientos PILA por NIT, Novedad de Retiro.

Cierre de Planilla

El Cierre de Planilla es el procedimiento informático y financiero de la PILA que consolida y congela ante el operador de información los datos de autoliquidación y pago de un período determinado.

Una vez cerrada la planilla, cualquier cambio en tipos de cotizante, tarifas o Ingresos Base de Cotización (IBC) exige generar planillas especiales de corrección, como la Planilla N, que también pasan por las mallas de validación e interconexión del sistema.

Términos relacionados: PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), Operador PILA, Vencimientos PILA por NIT, Novedad de Retiro.

Cotizante 76

El Cotizante 76 es la categoría de la PILA en Colombia denominada “Trabajador de tiempo parcial independiente”, dirigida a independientes con ingresos mensuales inferiores a un salario mínimo legal vigente que trabajan por períodos menores a un mes.

Permite cotizar a pensión de forma proporcional a los días laborados y pagar la ARL sobre la base completa de un salario mínimo. La persona conserva la atención médica en el Régimen Subsidiado de Salud, sin obligación de hacer aportes contributivos a salud.

Términos relacionados: Cotización por Días Trabajados, Régimen Subsidiado, PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), IBC del Trabajador Independiente, Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025).

Novedad de Retiro

La Novedad de Retiro es el reporte técnico obligatorio que se hace a través de la PILA y ante las administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral en Colombia para notificar la terminación definitiva de la relación laboral o la desvinculación del contrato de prestación de servicios.

Sirve para que deje de exigirse el pago de aportes desde la fecha de retiro. Al desmarcar al cotizante como activo, se evitan la mora y los requerimientos de cobro persuasivo.

Términos relacionados: PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), Liquidación Final del Contrato, Afiliación Individual del Trabajador, Cierre de Planilla.

Vencimientos PILA por NIT

Los Vencimientos PILA por NIT son el calendario legal de plazos máximos que la normativa colombiana fija para que empleadores e independientes autoliquiden y paguen cada mes sus aportes a la seguridad social y parafiscales.

Los plazos se cuentan en días hábiles del mes siguiente al período cotizado (mes vencido). Los determinan los dos últimos dígitos del NIT o del documento de identidad del aportante, sin contar el dígito de verificación.

Términos relacionados: PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), Operador PILA, Aportes a Salud y Pensión, Sanciones ARL/UGPP.

Matrícula Empresarial

La Matrícula Empresarial es el registro mercantil obligatorio que toda persona natural o jurídica debe obtener y renovar cada año ante la Cámara de Comercio de su jurisdicción en Colombia para ejercer legalmente actividades comerciales.

Es un requisito constitutivo: formaliza la existencia de la empresa, da publicidad a sus actos y sirve de soporte para asignar la clasificación de actividades económicas en la gestión tributaria y laboral.

Términos relacionados: Código CIIU, Afiliación Individual del Trabajador, Costo Total de un Trabajador para la Empresa, Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025).

Afiliación Individual del Trabajador

La Afiliación Individual del Trabajador es el procedimiento administrativo obligatorio con el que el empleador vincula a su trabajador al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y ARL) y a una Caja de Compensación Familiar en Colombia.

Debe hacerse antes de que empiece la prestación del servicio o al iniciarla. Así el trabajador queda cubierto frente a riesgos ocupacionales, accede a los servicios de salud y empieza a acumular derechos pensionales y prestacionales.

Términos relacionados: EPS (Entidad Promotora de Salud), AFP / Fondo de Pensiones, ARL (Administradora de Riesgos Laborales), Caja de Compensación Familiar, Carta Laboral.

Cotización por Días Trabajados

La Cotización por Días Trabajados es el mecanismo técnico y legal que permite en Colombia a los trabajadores dependientes e independientes que laboran de forma parcial, por períodos inferiores a un mes, cotizar a pensión y riesgos laborales en proporción a los días efectivamente trabajados.

Formaliza las labores fraccionadas al ajustar el cálculo del Ingreso Base de Cotización a fracciones de un salario mínimo.

Términos relacionados: Cotizante 76, IBC (Ingreso Base de Cotización), SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente), Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025), PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).

Liquidación de nómina y prestaciones sociales

Los 7 términos de esta categoría describen lo que cuesta un trabajador más allá del salario: las prestaciones sociales, las reglas para los pagos no salariales y el costo total para la empresa.

Prestaciones Sociales

Las Prestaciones Sociales son los beneficios legales obligatorios que el empleador colombiano debe pagar a sus trabajadores subordinados, además del salario ordinario, para cubrir necesidades o riesgos derivados de la relación laboral.

Comprenden las cesantías, los intereses sobre cesantías, la prima de servicios y la dotación. Se liquidan según el tiempo laborado, no pueden desmejorarse y el trabajador no puede renunciar a ellas.

Términos relacionados: Cesantías, Prima de Servicios, Dotación, Costo Total de un Trabajador para la Empresa, Liquidación Final del Contrato.

Cesantías

Las Cesantías son una prestación social obligatoria en Colombia, concebida como ahorro forzoso a cargo del empleador para proteger al trabajador si queda cesante o desempleado.

Equivalen a un mes de salario por cada año de servicio (o la proporción por fracción) y se depositan cada año en un fondo de cesantías. El trabajador también puede hacer retiros parciales autorizados por la ley para vivienda o educación.

Términos relacionados: Prestaciones Sociales, Costo Total de un Trabajador para la Empresa, FOSFEC (Fondo de Protección al Cesante), Liquidación Final del Contrato.

Regla del Excedente del 40 % (Ley 1393)

La Regla del Excedente del 40 % (Ley 1393) es la disposición legal colombiana que limita la deslaboralización de pagos no salariales en los contratos de trabajo dependientes.

Los pagos laborales que no constituyen salario no pueden superar el 40 % del total de la remuneración mensual del trabajador. Si exceden ese tope, el valor sobrante se suma de manera obligatoria al Ingreso Base de Cotización (IBC) para liquidar los aportes a la seguridad social.

Términos relacionados: IBC (Ingreso Base de Cotización), Aportes a Salud y Pensión, UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), Costo Total de un Trabajador para la Empresa.

Presunción de Costos

La Presunción de Costos es un esquema reglamentario de la UGPP en Colombia que permite a los independientes por cuenta propia, y a quienes tienen contratos distintos a la prestación de servicios, descontar de sus ingresos brutos mensuales un porcentaje estandarizado de gastos según su actividad económica.

Con ese descuento se determina el Ingreso Base de Cotización (IBC) neto sin necesidad de llevar una contabilidad probatoria compleja, y la liquidación de aportes refleja la capacidad económica real del cotizante.

Términos relacionados: IBC del Trabajador Independiente, UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), IBC (Ingreso Base de Cotización), Aportes a Salud y Pensión.

Costo Total de un Trabajador para la Empresa

El Costo Total de un Trabajador para la Empresa es el consolidado financiero mensual y anual que asume un empleador en Colombia al vincular personal con contrato laboral subordinado.

Suma el salario básico, las prestaciones sociales legales (cesantías, intereses, prima y vacaciones), los aportes de seguridad social a cargo del empleador (salud, pensión y ARL) y los aportes del recaudo parafiscal (Caja de Compensación, SENA e ICBF). Añade los auxilios legales y la dotación.

Términos relacionados: Prestaciones Sociales, Aportes a Salud y Pensión, Recaudo Parafiscal, Dotación, SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente).

Prima de Servicios

La Prima de Servicios es la prestación social obligatoria colombiana que consiste en pagar un mes de salario por cada año trabajado, o la proporción del tiempo laborado, distribuido en dos períodos semestrales.

Da al trabajador una participación en los beneficios de la empresa. Es un derecho irrenunciable de todo empleado vinculado por contrato de trabajo, sin importar la modalidad contractual.

Términos relacionados: Prestaciones Sociales, Costo Total de un Trabajador para la Empresa, Liquidación Final del Contrato, Contrato a Término Indefinido.

Dotación

La Dotación es la prestación social en especie que la ley colombiana obliga a entregar periódicamente al trabajador que devenga hasta dos salarios mínimos y ha cumplido un tiempo mínimo de servicio.

Consiste en un par de zapatos y un vestido de labor adecuados a las funciones del cargo. De forma general, la ley prohíbe compensarla en dinero en efectivo mientras la relación laboral esté vigente.

Términos relacionados: Prestaciones Sociales, Costo Total de un Trabajador para la Empresa, SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente).

Contratos de trabajo y terminación laboral

Los 7 términos de esta categoría definen las modalidades de contrato, las formas de terminarlo y lo que se paga al cierre de la relación laboral.

Dato clave: Un contrato por obra o labor cuyo objeto no está claramente delimitado se entiende celebrado a término indefinido. La claridad del objeto decide la modalidad.

Contrato a Término Indefinido

El Contrato a Término Indefinido es la modalidad de vinculación laboral subordinada en Colombia que no fija fecha de vencimiento y permanece vigente mientras subsistan las causas que le dieron origen y la materia del trabajo.

Es la regla general de contratación en la legislación laboral colombiana y ofrece mayor estabilidad. Si el empleador lo termina de forma unilateral sin justa causa comprobada, debe pagar la indemnización legal.

Términos relacionados: Contrato por Obra o Labor, Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025), Indemnización por Despido sin Justa Causa, Preaviso, Justa Causa de Terminación.

Contrato por Obra o Labor

El Contrato por Obra o Labor es la modalidad laboral colombiana que se celebra por escrito para ejecutar una tarea, proyecto u obra determinada y claramente delimitada.

Su duración depende únicamente del tiempo que tome la labor. Cuando esta termina de forma objetiva, el contrato finaliza de pleno derecho. Si el objeto no es claro, o si las funciones continúan sin una nueva labor formalizada, se entiende celebrado a término indefinido.

Términos relacionados: Contrato a Término Indefinido, Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025), Liquidación Final del Contrato, Prestaciones Sociales.

Preaviso

El Preaviso es la notificación escrita obligatoria con la que una de las partes de la relación laboral en Colombia informa a la otra su decisión de terminar el contrato, con la anticipación que fijan la ley o el contrato.

En los contratos a término fijo funciona como comunicación para evitar la prórroga automática. En los de término indefinido, es la manifestación del trabajador para que el empleador pueda conseguir su reemplazo. La ley prohíbe imponer sanciones por omitirlo.

Términos relacionados: Contrato a Término Indefinido, Justa Causa de Terminación, Liquidación Final del Contrato, Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025).

Justa Causa de Terminación

La Justa Causa de Terminación es la causal legal o estatutaria que el empleador o el trabajador invoca de forma taxativa en Colombia para terminar unilateralmente el contrato laboral sin que haya lugar a indemnización.

Exige demostrar sumariamente las faltas graves, los incumplimientos contractuales o las obligaciones previstas en el Código Sustantivo del Trabajo o en el reglamento interno. Siempre debe garantizarse un debido proceso disciplinario previo.

Términos relacionados: Indemnización por Despido sin Justa Causa, Liquidación Final del Contrato, Preaviso, Contrato a Término Indefinido, Carta Laboral.

Liquidación Final del Contrato

La Liquidación Final del Contrato es el cálculo y pago definitivo de todos los saldos que se deben al trabajador cuando termina el vínculo laboral en Colombia, por cualquier causa.

Incluye los salarios pendientes, la liquidación proporcional de las prestaciones sociales (cesantías, intereses y prima), las vacaciones no disfrutadas y, cuando procede, las indemnizaciones que fija la ley. Se acompaña de la certificación del estado de pago de la seguridad social.

Términos relacionados: Prestaciones Sociales, Cesantías, Prima de Servicios, Indemnización por Despido sin Justa Causa, Carta Laboral, Novedad de Retiro.

Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025)

La Reforma Laboral (Ley 2466 de 2025) es el marco normativo colombiano que modifica el Código Sustantivo del Trabajo y regula el trabajo digno y decente.

Da prioridad al contrato indefinido, refuerza el debido proceso disciplinario, cambia la jornada nocturna y los recargos, y redefine el contrato de aprendizaje como laboral. También introduce figuras de cotización parcial y protecciones para trabajadores informales y de plataformas digitales.

Términos relacionados: Contrato a Término Indefinido, Cotizante 76, Cotización por Días Trabajados, Justa Causa de Terminación, Indemnización por Despido sin Justa Causa.

Indemnización por Despido sin Justa Causa

La Indemnización por Despido sin Justa Causa es la compensación económica obligatoria, regulada en el Código Sustantivo del Trabajo, que el empleador paga en Colombia cuando termina unilateralmente el contrato de trabajo sin probar una causal legal.

Se liquida en días de salario y depende de la modalidad contractual (término fijo, obra o indefinido), del tiempo acumulado de servicio y del nivel salarial del trabajador desvinculado.

Términos relacionados: Justa Causa de Terminación, Contrato a Término Indefinido, Liquidación Final del Contrato, Costo Total de un Trabajador para la Empresa.

Seguridad y salud laboral

Los 5 términos de esta categoría explican cómo se clasifica el riesgo de cada actividad, quién paga la ARL en cada caso y qué cubre.

Dato clave: La ley fija tarifas y coberturas iguales para todas las ARL. Lo que las distingue es la calidad de la prevención, la agilidad administrativa y el acompañamiento técnico.

Clases de Riesgo ARL (I a V)

Las Clases de Riesgo ARL (I a V) son la escala tarifaria regulada en Colombia que clasifica empresas, centros de trabajo y cargos según la intensidad del peligro ocupacional al que se exponen los trabajadores.

Tiene cinco niveles en números romanos, desde la Clase I (riesgo mínimo) hasta la Clase V (riesgo máximo). De la clase depende el porcentaje exacto de cotización mensual que se paga a la ARL.

Términos relacionados: ARL (Administradora de Riesgos Laborales), Cobertura ARL (Prestaciones Asistenciales y Económicas), IBC (Ingreso Base de Cotización), Código CIIU.

ARL a Cargo del Contratante

La ARL a Cargo del Contratante es la obligación legal colombiana por la cual la empresa contratante afilia y paga directamente la cotización completa al Sistema General de Riesgos Laborales de los independientes o contratistas que realizan actividades clasificadas en niveles de alto riesgo.

Busca garantizar la cobertura de accidentes y enfermedades laborales en labores peligrosas sin trasladar el costo económico a quien presta el servicio.

Términos relacionados: ARL (Administradora de Riesgos Laborales), Clases de Riesgo ARL (I a V), IBC del Trabajador Independiente, Cobertura ARL (Prestaciones Asistenciales y Económicas).

Cobertura ARL (Prestaciones Asistenciales y Económicas)

La Cobertura ARL (Prestaciones Asistenciales y Económicas) es el conjunto de servicios médicos y auxilios monetarios que las Administradoras de Riesgos Laborales garantizan en Colombia a los afiliados que sufren un accidente de trabajo o una enfermedad laboral.

Las prestaciones asistenciales comprenden atención médica, quirúrgica y hospitalaria, además de rehabilitación. Las económicas incluyen el pago de incapacidades temporales, las indemnizaciones por incapacidad permanente parcial, la pensión de invalidez y los auxilios funerarios.

Términos relacionados: ARL (Administradora de Riesgos Laborales), Clases de Riesgo ARL (I a V), Sistema de Seguridad Social Integral, Sanciones ARL/UGPP.

Diferencias entre ARL

Las Diferencias entre ARL son los criterios de servicio e implementación técnica que distinguen a las Administradoras de Riesgos Laborales en Colombia, porque la ley fija tarifas y coberturas asistenciales y económicas estándar e iguales para todas las entidades.

Se notan en la calidad de los programas de prevención y asesoría en seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), en la agilidad para gestionar licencias y en el acompañamiento técnico a los centros de trabajo.

Términos relacionados: ARL (Administradora de Riesgos Laborales), Clases de Riesgo ARL (I a V), Cobertura ARL (Prestaciones Asistenciales y Económicas).

Código CIIU

El Código CIIU es la Clasificación Industrial Internacional Uniforme adaptada para Colombia por el DANE, que identifica con una estructura numérica la actividad económica principal de las empresas y de los trabajadores.

Las autoridades tributarias lo usan como referente formal. También sirve de base para la clasificación impositiva y para determinar la clase de riesgo ocupacional en el registro ante la ARL.

Términos relacionados: Matrícula Empresarial, Clases de Riesgo ARL (I a V), ARL (Administradora de Riesgos Laborales), Riesgos Legales por Afiliación Mal Gestionada.

Cajas de compensación familiar

Los 5 términos de esta categoría detallan de dónde sale el dinero de las cajas de compensación y qué beneficios entregan a los trabajadores.

Dato clave: El recaudo parafiscal es la fuente de la cuota monetaria y del FOVIS, y financia el FOSFEC junto con las cesantías voluntarias.

Cuota Monetaria

La Cuota Monetaria es el subsidio en dinero en efectivo que las Cajas de Compensación Familiar en Colombia pagan cada mes a los trabajadores afiliados de menores ingresos (categorías A y B) por cada una de sus personas a cargo.

Busca aliviar la carga económica de la familia y se financia con los recursos del recaudo parafiscal que aportan los empleadores.

Términos relacionados: Caja de Compensación Familiar, Categorías de Afiliación a Caja (A/B/C/D), Recaudo Parafiscal, FOSFEC (Fondo de Protección al Cesante).

FOVIS (Fondo de Vivienda de Interés Social)

El FOVIS (Fondo de Vivienda de Interés Social) es una cuenta especial que administran las Cajas de Compensación Familiar en Colombia, financiada con recursos del recaudo parafiscal, para asignar subsidios familiares de vivienda a los trabajadores afiliados de menores recursos.

Los auxilios se destinan a comprar vivienda nueva, construir en sitio propio o mejorar la infraestructura habitacional.

Términos relacionados: Caja de Compensación Familiar, Recaudo Parafiscal, Categorías de Afiliación a Caja (A/B/C/D), Cuota Monetaria.

FOSFEC (Fondo de Protección al Cesante)

El FOSFEC (Fondo de Protección al Cesante) es el fondo que administran las Cajas de Compensación Familiar en Colombia dentro del Mecanismo de Protección al Cesante, financiado con aportes parafiscales y cesantías voluntarias.

Otorga beneficios a la población desempleada que cotizó antes a cajas de compensación: cubre aportes a salud y pensión, entrega transferencias económicas temporales y la cuota monetaria, y ofrece capacitación para la reubicación laboral.

Términos relacionados: Caja de Compensación Familiar, Recaudo Parafiscal, Cesantías, Cuota Monetaria, Categorías de Afiliación a Caja (A/B/C/D).

Recaudo Parafiscal

El Recaudo Parafiscal es la contribución económica obligatoria de carácter patronal en Colombia, calculada sobre la nómina mensual de salarios de la empresa y destinada a financiar la protección social y el desarrollo del talento humano.

La ley lo distribuye entre las Cajas de Compensación Familiar, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). Existen exenciones específicas según el nivel salarial y el tipo de aportante.

Términos relacionados: Caja de Compensación Familiar, Costo Total de un Trabajador para la Empresa, FOVIS (Fondo de Vivienda de Interés Social), FOSFEC (Fondo de Protección al Cesante), Cuota Monetaria.

Categorías de Afiliación a Caja (A/B/C/D)

Las Categorías de Afiliación a Caja (A/B/C/D) son la clasificación estandarizada de los trabajadores afiliados a las Cajas de Compensación Familiar en Colombia según su ingreso mensual, expresado en salarios mínimos.

La categoría determina el acceso a subsidios y la tarifa de los servicios sociales. Las categorías A y B reciben las mayores subvenciones y la cuota monetaria, la C paga tarifa plena de afiliado y la D aplica a no afiliados o particulares.

Términos relacionados: Caja de Compensación Familiar, Cuota Monetaria, Recaudo Parafiscal, FOVIS (Fondo de Vivienda de Interés Social), SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente).

Trabajadores independientes

Quien no tiene contrato laboral calcula sus aportes con reglas propias, que dependen de si presta servicios por contrato o trabaja por cuenta propia.

IBC del Trabajador Independiente

El IBC del Trabajador Independiente es la base de cotización a la seguridad social que se aplica en Colombia a quienes no están vinculados mediante contrato laboral.

Para los contratistas por prestación de servicios se calcula aplicando el 40 % al valor mensualizado del contrato, sin IVA. Para los independientes por cuenta propia se aplica el 40 % al ingreso neto que resulta de restar los costos reales o el esquema regulado de Presunción de Costos. En ambos casos se respetan los pisos legales.

Términos relacionados: IBC (Ingreso Base de Cotización), Presunción de Costos, Cotizante 76, Aportes a Salud y Pensión, SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente).

Documentos laborales

El vínculo laboral se acredita ante terceros con un documento que el empleador está obligado a expedir.

Carta Laboral

La Carta Laboral es el documento formal obligatorio que el empleador en Colombia debe expedir cuando el trabajador lo solicita o cuando termina el contrato.

Certifica de manera fidedigna que existió el vínculo de trabajo, las fechas de inicio y retiro, el cargo desempeñado y la remuneración devengada. Sirve como constancia de experiencia laboral y como soporte para trámites ante terceros y ante entidades de la seguridad social.

Términos relacionados: Afiliación Individual del Trabajador, Justa Causa de Terminación, Liquidación Final del Contrato, Contrato a Término Indefinido.

¿Qué confusiones frecuentes aclara este glosario?

Cinco confusiones se repiten cuando una empresa interpreta estos términos por su cuenta, y cada una se resuelve con la definición exacta.

1. Movilidad vs. Traslado (EPS) no son lo mismo: la movilidad pasa al afiliado entre el Régimen Subsidiado y el Contributivo dentro de su misma EPS, y el traslado lo lleva a otra EPS después del período mínimo de permanencia.
2. La cuota monetaria no llega a todos los afiliados de una caja: la reciben los trabajadores de las categorías A y B por cada persona a su cargo.
3. Una planilla cerrada no se edita: los ajustes posteriores exigen planillas especiales de corrección. Los detalles están en Cierre de Planilla.
4. Cambiar de ARL no cambia las tarifas ni las coberturas, porque la ley las fija iguales para todas. Lo que varía se explica en Diferencias entre ARL.
5. La dotación no se paga en dinero mientras dure el contrato: la regla general es entregar el calzado y el vestido de labor a quien devenga hasta dos salarios mínimos.

¿Quién puede gestionar estos trámites por tu empresa?

Entender los términos ayuda, pero no libera el tiempo que exige cumplirlos. El registro de la empresa, las afiliaciones, la liquidación de la PILA y las novedades de cada mes están conectados entre sí, y un error de información en el primer paso contamina los siguientes. Por eso muchas empresas prefieren delegar el ciclo completo.

ASE (Afiliaciones a Seguridad Social) gestiona ese ciclo por ti. Tú contratas y nosotros tramitamos, todo por WhatsApp, sin filas ni desplazamientos. El servicio cubre:

• El registro de tu empresa ante las entidades de seguridad social.
• La afiliación de cada trabajador a EPS, ARL, Caja de Compensación y fondo de pensiones.
• La liquidación y el pago de la PILA, con revisión de la planilla antes de pagarla.
• El reporte de novedades: ingresos, retiros, incapacidades, licencias y cambios salariales.
• La entrega por correo electrónico de los certificados y soportes de cada trámite.

Afiliamos tu empresa

Los números de nuestra operación explican por qué conviene revisar antes de radicar y antes de pagar:

• Entre el 15 % y el 20 % de las solicitudes de afiliación que recibimos llegan con algo por corregir, casi siempre fechas de ingreso, documentos o datos de EPS y fondo que no coinciden.
• Alrededor de 1 de cada 10 planillas PILA que revisamos trae una novedad que el empresario no había detectado.
• Una afiliación a ARL sin traslados se resuelve en 1 día hábil, con el certificado entregado el mismo día.

La seguridad social debe tratarse como un proceso administrativo permanente, no como un trámite que se hace una sola vez cuando se contrata a alguien.

Criterio del equipo de ASE

Si tu empresa ya tiene empleados, o va a contratar al primero, cotizar la gestión toma unos minutos y no compromete nada.