Un local en Bogotá necesita diez trámites de formalización antes y durante la operación y apertura de su establecimiento de comercio: matrícula mercantil, carta de apertura ante la Policía, concepto de uso del suelo, derechos de autor, concepto de Bomberos, concepto sanitario, condiciones ambientales, Registro Nacional de Turismo (según la actividad), autorización de terminales móviles (según la actividad) y registros tributarios. Si falta uno, el establecimiento queda expuesto a multas o a suspensión. A eso se suma la parte laboral, donde nacen buena parte de las sanciones.
¿Qué requisitos legales exige Bogotá para abrir un establecimiento de comercio?
Bogotá exige formalización mercantil, urbanística, sanitaria, de seguridad, tributaria y laboral antes de atender al primer cliente. Las autoridades de control son la Cámara de Comercio, la Policía Nacional, las curadurías urbanas, la Secretaría Distrital de Salud, la Secretaría Distrital de Ambiente, la DIAN y la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Diez trámites forman la ruta crítica del local, y cada uno depende de una entidad distinta.
- La matrícula mercantil se renueva cada año entre el 1 de enero y el 31 de marzo.
- El uso del suelo se verifica antes de firmar el contrato de arriendo, no después.
- La ARL debe quedar radicada como mínimo un día antes de que el trabajador empiece.
- La planilla PILA se revisa antes de pagarla, porque pagada no significa bien reportada.
El costo de improvisar rara vez aparece en el arriendo o en la obra. Aparece cuando un local clausurado sigue acumulando nómina, canon y servicios mientras la caja no recibe un peso. Los frentes de riesgo más frecuentes son cuatro:
- Visitas de la Policía Nacional bajo el régimen del Código de Seguridad y Convivencia Ciudadana (Ley 1801 de 2016), que pueden terminar en comparendo o suspensión temporal.
- Sanciones de la Superintendencia de Industria y Comercio por ejercer el comercio sin matrícula o con renovación extemporánea.
- Procesos urbanísticos por abrir en un inmueble donde la actividad no está permitida.
- Medidas sanitarias y ambientales por higiene, vertimientos, ruido o publicidad exterior en fachada.
El empresario no suele fallar por mala intención. Falla porque los requisitos están repartidos entre muchas entidades y nadie le entrega la lista completa.
¿Necesitas poner en regla los documentos de tu negocio?
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¿Cuáles son los diez trámites que debe cumplir un local en Bogotá?
Los diez trámites son una cadena, no una lista de tareas sueltas. Un permiso sin el anterior pierde valor, y la omisión de uno solo basta para abrir la puerta a un proceso sancionatorio.
¿Qué es la matrícula mercantil y cuándo se renueva?
La matrícula mercantil es el registro que acredita a una persona natural o jurídica como comerciante ante la Cámara de Comercio de Bogotá. Se renueva cada año dentro de los tres primeros meses, es decir, entre el 1 de enero y el 31 de marzo
Dejar de renovarla equivale a ejercer el comercio sin registro, y la SIC puede imponer multas de hasta 17 salarios mínimos mensuales. Hay otra consecuencia menos visible. Con cinco años consecutivos sin renovar, la Ley 1727 de 2014 declara disueltas y en liquidación a las sociedades, y ordena cancelar la matrícula de personas naturales y establecimientos. Las multas pendientes no desaparecen con la disolución: pasan a ser deudas dentro de la liquidación.
¿Qué es la carta de apertura de establecimiento comercial ante la Policía?
La carta de apertura es la comunicación con la que el comerciante informa a la estación de Policía de su zona que va a iniciar actividades. Responde a la Ley 1801 de 2016 y permite que el establecimiento entre en los cuadrantes de vigilancia.
¿Qué es el concepto de uso del suelo y cuánto cuesta?
El concepto de uso del suelo es el dictamen escrito con el que una curaduría urbana informa qué usos permite la norma para un predio específico. Se solicita antes de firmar el arriendo, porque ningún permiso posterior corrige un local ubicado donde la actividad está prohibida.
Las tarifas de las curadurías se expresan en UVT y se recalculan cada año con el valor vigente de la unidad: el concepto de uso del suelo equivale a 1,67 UVT y el de norma urbanística a 8,34 UVT, más IVA, según el Decreto 1077 de 2015. Las licencias de adecuación mayores se liquidan con la fórmula del mismo decreto, que combina cargos fijo y variable con un factor propio de Bogotá.
¿Qué exigen los derechos de autor y conexos?
Todo establecimiento que reproduzca música, películas u otras obras ante el público debe acreditar el pago o la autorización correspondiente, según la Ley 1801 de 2016. El pago puede hacerse por gestión colectiva, a través de sociedades como SAYCO y ACINPRO (OSA) o por gestión individual, que exige presentar el repertorio autorizado o un certificado de no uso. Pagar de forma individual no exime de pagar a las sociedades colectivas si el local usa obras de su catálogo.
¿Qué evalúan Bomberos, Sanidad y Ambiente?
Estos tres controles revisan la seguridad física y la salubridad del local:
- Bomberos: inspecciona sistemas contra incendio, señalización y rutas de evacuación, y clasifica el riesgo como bajo, medio o alto.
- Secretaría de Salud: verifica control de plagas, manejo de residuos y cadena de frío en alimentos y bebidas.
- Secretaría de Ambiente: controla la publicidad exterior visual de la fachada y los vertimientos de aguas residuales no domésticas.
¿Qué negocios necesitan RNT, autorización de terminales móviles y registros tributarios?
Hoteles, hostales, agencias de viajes y guías de turismo deben inscribirse en el Registro Nacional de Turismo antes de operar. Quien venda o repare celulares necesita la autorización del Ministerio de las TIC. Todos los establecimientos, sin excepción, deben tener al día el RUT ante la DIAN, con los códigos CIIU correctos, y el RIT ante la Secretaría Distrital de Hacienda para el impuesto de industria y comercio.
Tramita los permisos y documentos de tu negocio
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¿Qué entidad exige cada requisito y qué pasa si se incumple?
La siguiente tabla resume la entidad responsable, la norma de base y el riesgo de cada trámite, para que puedas ubicar rápido dónde está tu mayor exposición.
| Requisito | Entidad | Marco normativo | Riesgo por incumplimiento |
|---|---|---|---|
| Matrícula mercantil | Cámara de Comercio de Bogotá | Código de Comercio (arts. 19, 26, 33); Ley 1727 de 2014 | Multa de la SIC de hasta 17 SMMLV; liquidación o cancelación tras cinco años sin renovar |
| Carta de apertura | Policía Nacional | Ley 1801 de 2016 | Comparendo o medida correctiva |
| Uso del suelo | Curadurías urbanas | Decreto 1077 de 2015 | Suspensión o cierre del local |
| Derechos de autor | DNDA, OSA y sociedades de gestión | Ley 1801 de 2016 | Comparendo, suspensión de la actividad y cobro judicial |
| Concepto de Bomberos | Cuerpo Oficial de Bomberos | Normas de seguridad humana | Orden de suspensión de actividades |
| Concepto sanitario | Secretaría Distrital de Salud | Ley 9 de 1979 | Decomiso de productos y clausura |
| Condiciones ambientales | Secretaría Distrital de Ambiente | Normas distritales de publicidad y vertimientos | Multas y desmonte forzoso de avisos |
| Registro Nacional de Turismo | Ministerio de Comercio, Industria y Turismo | Leyes 300 de 1996 y 1558 de 2012 | Imposibilidad de operar y sanciones sectoriales |
| Terminales móviles | Ministerio de las TIC | Normas sobre equipos celulares | Decomiso de mercancía e inhabilitación para vender |
| RUT y RIT | DIAN y Secretaría de Hacienda | Estatuto Tributario nacional y distrital | Sanciones, multas y clausura por no facturar |
La mayor parte de estos riesgos termina en suspensión del local, y una suspensión duele más que cualquier multa porque corta las ventas mientras los costos fijos siguen corriendo.
¿Cómo regula Bogotá los horarios y el ruido de los establecimientos?
El Decreto 293 del 26 de junio de 2025 unifica el horario de los negocios que expenden o permiten consumir bebidas alcohólicas en todo el Distrito. Fija un tope de 11:59 p.m. para tiendas, licoreras y supermercados, y de 3:00 a.m. para bares y discotecas.
| Tipo de establecimiento | Horario autorizado para licor |
|---|---|
| Tiendas, licoreras, depósitos y supermercados | De 10:00 a.m. a 11:59 p.m. del mismo día |
| Bares y discotecas | De 10:00 a.m. a 3:00 a.m. del día siguiente |
| Bares y discotecas en zonas focalizadas de consumo extendido | Hasta las 5:00 a.m., según el Índice de Seguridad, Convivencia y Orden Urbano (ISCOU) |
Los restaurantes que sirven licor como acompañante de la comida quedan fuera de estas restricciones, según el análisis jurídico de Fenalco. Si su actividad principal es vender licor, deben regirse por los horarios de la tabla. El decreto también prohíbe consumir bebidas alcohólicas en el espacio público dentro de un radio de 200 metros alrededor de centros educativos, y permite el domicilio privado siempre que no se entregue a menores ni se destine a consumo en la calle.
El ruido pide una inversión aparte. Los negocios con venta de licor deben insonorizar sus espacios y respetar los límites de presión sonora de la Resolución 627 de 2006. El incumplimiento permite a la Policía y a la Secretaría de Ambiente suspender la fuente de ruido e incluso cerrar el local.
¿Qué obligaciones laborales y de seguridad social tiene el dueño de un local?
El dueño de un local debe contratar con la modalidad que corresponda a la labor real, afiliar al trabajador a EPS, pensión, ARL y caja de compensación, y reportar cada mes sus novedades en la planilla PILA. Aquí se concentran las sanciones más costosas, porque un error pequeño se repite mes tras mes hasta que alguien lo detecta.
¿Qué tipo de contrato debe usar un comercio?
El contrato por obra o labor sirve para una tarea con inicio y fin definidos. Si un cajero o un administrador cumple funciones permanentes con ese contrato, un juez puede declararlo a término indefinido, con indemnizaciones, reajuste de prestaciones y sanciones moratorias. Para el personal de planta, el contrato a término indefinido da estabilidad al trabajador y certeza al empleador sobre sus costos fijos.
¿Cuándo se debe afiliar al trabajador a la ARL?
La afiliación a la ARL debe radicarse como mínimo un día antes de que el trabajador inicie labores. La razón está en la norma: según el concepto de la Función Pública sobre el Decreto 1072 de 2015, la afiliación se entiende efectuada al día siguiente de que la administradora recibe el formulario. Si el trabajador sufre un accidente en su primer día sin cobertura activa, el empleador responde directamente por las prestaciones médicas, las incapacidades y las pensiones que se causen.
Afiliamos a tus colaboradores¿Qué errores aparecen con más frecuencia en la planilla PILA?
La planilla PILA liquida cada mes los aportes a seguridad social y parafiscales, y su punto débil son las novedades. Un retiro que no se reporta sigue generando obligación de pago y puede terminar en cobro coactivo y en una fiscalización de la UGPP. Un cambio de salario que no se refleja en el ingreso base de cotización (IBC) produce aportes mal liquidados durante meses.
En la gestión diaria de afiliaciones vemos el patrón con claridad. Entre el 15% y el 20% de las solicitudes que recibimos llega con errores de fechas de ingreso, de EPS o fondo seleccionado, o de documentos, y los corregimos antes de radicar. Cerca de una de cada diez planillas que revisamos trae una novedad que el empresario no había visto.
El error más costoso no siempre es pagar de más; muchas veces es creer que todo quedó bien simplemente porque la planilla fue generada y pagada.
Un caso lo ilustra. Una empresa con dos empleados de planta contrató a otros dos por un proyecto puntual. Meses después, la ARL le notificó un período en mora. No era una deuda común: el ingreso y el retiro de estos empleados temporales nunca se habían reportado. Pagar no bastaba. Hubo que crear una sucursal en el operador de PILA, registrar de forma retroactiva el ingreso y el retiro, liquidar solo los días trabajados y regularizar los períodos pendientes.
Liquidamos tus planillas PILA¿Debe un comercio registrar sus bases de datos en el RNBD?
Solo están obligadas a inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT, además de las entidades públicas, según el Decreto 090 de 2018. Los comercios de menor tamaño y las personas naturales quedan fuera del registro, pero siguen sometidos a la Ley 1581 de 2012 y deben tener una política de tratamiento de datos para empleados y clientes.
Quien sí está obligado cumple un calendario fijo, resumido en la guía de actualización del RNBD de Brigard Urrutia: actualización anual entre el 2 de enero y el 31 de marzo, reporte de reclamos dentro de los primeros 15 días hábiles de febrero y de agosto, y reporte de incidentes de seguridad dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección.
¿Qué checklist debe seguir el empleador antes y después de contratar?
El orden importa tanto como el contenido. Este es el flujo mínimo para cada contratación:
- Antes del día 1: examen médico de ingreso.
- Antes del día 1: afiliación a la ARL radicada con al menos un día de anticipación.
- Antes de afiliar a salud y pensión: consulta en RUAF de la EPS y el fondo donde el trabajador ya está afiliado, para evitar traslados que él no pidió.
- Día 1: firma del contrato escrito en la modalidad que corresponda.
- Día 1: afiliación a EPS, pensión y caja de compensación.
- Cada mes: liquidación, revisión y pago de la PILA dentro del calendario.
- Al terminar el contrato: reporte inmediato de la novedad de retiro.
Un detalle que casi nadie anticipa: un empleador solo puede estar afiliado a una caja de compensación. Si la empresa ya está en una caja y quiere afiliar a un empleado en otra, el trámite se detiene. Lo hemos visto frenar un proceso durante quince días.
¿Conviene delegar la gestión de seguridad social de tu negocio?
Delegar conviene cuando el tiempo del dueño vale más vendiendo que persiguiendo entidades, o cuando ya hubo un error de afiliación o de planilla. En ASE gestionamos para empresas de Bogotá la matrícula empresarial ante las entidades de seguridad social, la afiliación de empleados a EPS, ARL, caja de compensación y fondo de pensiones, la radicación de documentos y la liquidación y pago de la PILA.
Trabajamos con un método de tres etapas: validamos primero la empresa, luego la situación real de cada trabajador y al final la planilla del mes. Cuando el trabajador no requiere traslado y la información llega completa, la afiliación a la ARL queda gestionada en un día hábil, con certificado el mismo día. El pago habitual es del 50% al iniciar y del 50% contra la entrega de los certificados, y todo el proceso ocurre por WhatsApp, sin filas ni desplazamientos.
Si tu local ya opera y no estás seguro de que sus afiliaciones y planillas estén bien, el primer paso es un diagnóstico gratuito.
Requieres afiliar empleados
Afiliamos tu empresa y empleados a seguridad Social. Te encargas de tu negocio. Nosotros de los trámites de seguridad social y liquidación de la planilla PILA mensual, para que cumplas legalmente
Si vas a contratar a tu primer empleado, resolverlo antes del día 1 cuesta menos que corregirlo después.
Preguntas frecuentes sobre requisitos legales para un negocio en Bogotá
¿Qué requisitos legales necesito para abrir un negocio en Bogotá?
Un establecimiento de comercio en Bogotá debe cumplir diez trámites: matrícula mercantil, carta de apertura ante la Policía, concepto de uso del suelo, derechos de autor, concepto de Bomberos, concepto sanitario, condiciones ambientales, Registro Nacional de Turismo (según la actividad), autorización de terminales móviles (según la actividad) y registros tributarios (RUT y RIT). A eso se suman las obligaciones laborales y de seguridad social si vas a contratar personal. Omitir uno solo puede terminar en multas o en suspensión del local.
¿Qué es la carta de apertura ante la Policía y es obligatoria?
Es la comunicación con la que el comerciante informa a la estación de Policía de su zona que va a iniciar actividades. Hace parte de los diez trámites exigidos por la Ley 1801 de 2016 y permite que el local entre en los cuadrantes de vigilancia. No tenerla puede generar comparendo o una medida correctiva.
¿Cuándo debe un negocio pagar SAYCO y ACINPRO?
Desde el momento en que el establecimiento reproduce música, películas u otras obras ante el público, debe acreditar el pago o la autorización correspondiente. Puede hacerlo por gestión colectiva, a través de sociedades como SAYCO y ACINPRO, o por gestión individual, que exige presentar el repertorio autorizado o un certificado de no uso. Pagar de forma individual no exime del pago a las sociedades colectivas si el local usa obras de su catálogo. El incumplimiento puede traer comparendo, suspensión de la actividad y cobro judicial.
¿Qué revisan Bomberos, la Secretaría de Salud y la Secretaría de Ambiente en un local?
Cada entidad controla un frente distinto del local:
- Bomberos: sistemas contra incendio, señalización y rutas de evacuación, con una clasificación del riesgo como bajo, medio o alto.
- Secretaría de Salud: control de plagas, manejo de residuos y cadena de frío en alimentos y bebidas.
- Secretaría de Ambiente: publicidad exterior visual de la fachada y vertimientos de aguas residuales no domésticas.
¿Qué pasa si abro un establecimiento sin cumplir los trámites?
Las consecuencias dependen del trámite omitido: multas de la SIC de hasta 17 salarios mínimos por ejercer el comercio sin matrícula, comparendos de la Policía, suspensión o cierre por uso del suelo no permitido, decomiso de productos y clausura por incumplir el concepto sanitario, o desmonte forzoso de avisos por publicidad exterior irregular. La suspensión suele ser lo más costoso, porque corta las ventas mientras el arriendo, la nómina y los servicios siguen corriendo.
¿Qué obligaciones de seguridad social tengo al contratar mi primer empleado?
Debes afiliar al trabajador a EPS, pensión, ARL y caja de compensación, firmar el contrato escrito en la modalidad que corresponda a la labor real y reportar cada mes sus novedades en la planilla PILA. La afiliación a la ARL debe radicarse como mínimo un día antes de que empiece a trabajar, y el examen médico de ingreso se hace antes del primer día. Al terminar el contrato, el retiro debe reportarse de inmediato para evitar aportes que siguen generándose.
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Te acompañamos en la gestión de documentos, permisos y registros necesarios para tu negocio, incluyendo Cámara de Comercio, RUT, uso de suelo, SAYCO y ACINPRO, publicidad exterior y otros trámites aplicables.
